Groupe RIFSEEP : 1
NBI : Non
Vos activités principales :
Au sein du bureau des décorations et de l’intendance, et en lien direct avec le chef de service et son adjoint, l’agent est chargé de :
- d'encadrer et animer une équipe de 4 huissiers;
- d'assurer le suivi budgétaire des frais de réception et de représentation;
- des achats et de la gestion quotidienne des stocks;
- d'élaborer les plannings des huissiers et de l'activité hebdomadaire;
- de mettre à jour des fiches de procédure et des outils de suivi;
- d'être en relations quotidiennes avec les services de la préfecture situés sur le site du Ponant ainsi que les prestataires et traiteurs ;
-d'adapter l'offre de service aux exigences propres aux évènements pour lesquels la section intendance est sollicitée;
- de renforcer ponctuellement l'Intendance de l’Hôtel de Noirmoutier (résidence du préfet) pour des événements;
- de coordonner et d'animer les missions d'intendance réalisées avec les 4 huissiers : réceptions, petits déjeuners, cocktails et repas organisés à la préfecture;
- de veiller, en tant que chef de section, à la bonne exécution des missions confiées en propre aux 4 huissiers et à les renforcer en cas de nécessité (installation des salles de réunion du 7e étage, mise à disposition des boissons et de café pour les membres du corps préfectoral, accueillir, orienter et accompagner les visiteurs des membres du corps préfectoral (en liaison avec les agents d'accueil), acheminer le courrier, les parapheurs et les dossiers à la signature ou pour lecture des membres du corps préfectoral);
Au besoin l'agent intervient également, en transversalité et polyvalence avec les autres agents, en renfort sur les différentes missions du service.
Votre environnement professionnel :
• Activités du service :
Le service de la représentation de l’Etat comprend :
- le bureau du protocole et des déplacements, ;
- le bureau des décorations et de l’intendance assure l’instruction et la préparation des dossiers de distinctions honorifiques et pour les médailles d’honneur et avis simples pour certaines décorations. Il assure les missions d’intendance (réceptions, repas et cocktails organisés à la préfecture…)
- le secrétariat mutualisé du cabinet.
• Composition et effectifs du service
Le service de la représentation de l’Etat est composé de 29 agents.
• Liaisons hiérarchiques
Cheffe de cabinet / chef de service / adjoint au chef de service
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Discrétion / disponibilité / facultés d'anticipation / bonne présentation / diplomatie et sens du contact
Qui contacter ?
- M. Alexandre DIE, chef du service de la représentation de l'Etat
alexandre.die@paris.gouv.fr
- Mme Alicia SALAUN, adjointe au chef du service de la représentation de l'Etat
alicia.salaun@paris.gouv.fr
Liste des pièces requises pour déposer une candidature :
Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2024-04/formulaire-de-mobilite-modifiable-avril-2024.pdf
Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique - bureautique
niveau maîtrise
requis
Connaître l'environnement professionnel
niveau pratique requis
Avoir des compétences budgétaires et comptables
niveau pratique
requis
Savoir-faire
Savoir travailler en équipe
niveau expert requis
Savoir gérer un projet
niveau pratique
requis
Savoir s'organiser
niveau expert
requis
Savoir-être
avoir le sens des relations humaines
niveau maîtrise
requis
savoir accueillir niveau maîtrise requis
savoir s'exprimer oralement
niveau pratique
requis
Conditions de travail : Horaires en décalés en fonction des événements et prestations
Vos perspectives : Evolution dans le domaine fonctionnel "administration générale" ou "service aux usagers" et valorisation des missions exercées dans la perspective de la préparation d’un concours ou d’un examen professionnel.
Durée attendue sur le poste : 3 ans
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