GROUPE RIFSEEP 3

Vos activités principales

Le chargé/e de mission « Archives » a pour mission d’animer, de proposer et d’assurer la mise en œuvre d’une politique d’archivage des documents et données numériques des Services de l’État en Guyane, répondant aux exigences législatives et adaptées aux besoins des services, en lien avec le contrôle scientifique et technique.

- Asssurer un inventaire en continu du passif d’archives
- Accompagner, appuyer et conseiller les services producteurs dans la gestion de leurs archives courantes et intermédiaires
- Assurer le suivi opérationnel des opérations d’archivage des différents sites
- Collaborer et asssurer la liaison avec les services d’archives territorialement compétents
- Élaborer et mettre en œuvre des tableaux de gestion et assurer leur mise à jour en fonction de l’évolution de la règlementation
- Concevoir et mettre en œuvre les procédures et actions d’archivage
- Collecter, classer/contrôler les versements
- Conserver, éliminer suivant la réglementation
- Evaluer la mise en qualité et la fiabilité du dispositif
- Répondre aux demandes des utilisateurs internes et externes des archives
- Suivre et appuyer techniquement les prestations relatives aux archives
- Informer et former les agents au respect de la réglementation, des normes et des pratiques archivistiques
- Veiller aux conditions de conservation des archives (conservation préventive) et à leur état matériel (conservation curative) sur les différents sites
- Gérer les locaux d’archivage (récolement, conservation préventive, sécurité) sur les différents sites
- Rendre compte de l’activité auprès du responsable hiérarchique

 
En étroite collaboration avec les Archives territoriales de Guyane, institution patrimoniale des archives historiques, le chargé/e de mission « Archives » aura pour fonction d’animer la politique d’archivage du périmètre des services de l’Etat.

Elle aura également pour rôle de proposer la mise en place des actions de sa politique et d’assurer la sensibilisation des agents sur la gestion de leur production papier et numérique par la mise en place d’actions de formation.

 
Elle sera amenée à encadrer une équipe d’archivistes.

 
Elle assurera les relations avec les prestataires externes en particulier pour les opérations de destruction sécurisée des archives.

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Composition et effectifs du service / bureau : 40

 
Liaisons hiérarchiques :

Direction des Finances et Moyens (DFM)

 
Liaisons fonctionnelles :

Service Immobilier et Service Logistique (SIL)

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Devoir de discrétion

Secret professionnel

Disponibilité

Formation et renforcement des compétences en techniques archivistiques

Ouverture et réutilisation des données publiques

Déplacements sur l’ensemble des sites des Services de l’État en Guyane, y compris Kourou, Saint-Laurent du Maroni, Saint-Georges, Maripasoula

Qui contacter ?

Mme Dominique GUISERIX, directrice des finances et des moyens - dominique.guiserix@guyane.gouv.fr

Contact RH : dga-drh-section-a@guyane.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature : voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses : MOB-MI ou CHOISIR LE SERVICE PUBLIC

Personnels du ministère de l'Intérieur

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite-2023/Formulaire_mobilite_2023.pdf

Personnels externes

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2023-03/Formulaire-de-mobilite-fevrier-2023.pdf

Connaissances techniques

Environnement professionnel du domaine d’activité / niveau maîtrise - requis
Archives et accès aux données personnelles / niveau maîtrise - à acquérir
Maîtrise des concepts, méthodes et techniques archivistes et documentaires / niveau maîtrise - à acquérir
Gestion de l’information - Compréhension de l’ensemble de la documentation administrative publique / niveau expert - requis
Ingénierie de projet / niveau maîtrise - requis
Techniques du domaine d’activité / niveau pratique - à acquérir

Savoir-faire

Archiver / niveau maîtrise - requis
Mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole, une technique, un dispositif / niveau expert - requis
Savoir travailler en équipe et maîtriser les délais / niveau expert - requis
Piloter une activité, une réunion, une recherche, la performance / niveau maîtrise - requis
Conseiller / accompagner / Encadrer une personne, un groupe / niveau maîtrise - requis
Elaborer une strétégie, une politique, un plan d’action, un programme, une méthode / niveau maîtrise - requis

Savoir-être
Capacité d'initiative, de synthèse et autonomie / niveau expert - requis
Rôle de conseil et sens des relations humaines / niveau expert - requis
Sens de l’organisation / niveau expert - requis
Sens des responsabilités / niveau expert - requis
Sens du service au public / niveau expert - requis
Savoir s'adapter / niveau expert - requis

Autres : Aptitude organisationnelle avérée et connaissance du RGPD appréciée

Votre environnement professionnel

La Direction Générale de l’Administration est la structure qui centralise et coordonne les fonctions de support pour les services de l’Etat en Guyane. Son rôle est de :
Définir et mettre en œuvre les processus de fonctionnement internes, en matière de Ressources Humaines, Formation, Finances, Budget, Achats, Systèmes d’Information, Communication, Médecine de Prévention, Action Sociale, Immobilier, Juridique, etc.
Appuyer les équipes Métier dans la réalisation de leur activité au quotidien, en leur apportant de l’expertise et du conseil, des services et un appui à la production et un cadre d’exécution de leurs missions
Elle regroupe un ensemble de cinq directions : Attractivité et Communication interne, Finances et Moyens, Ressources Humaines, Juridique et Contentieux, Systèmes d'Information.
La Direction Finances et Moyens se décline en 3 services : Finances, CSPI, Immobilier-logistique. Elle est chargée de suivre et piloter l'ensemble du processus budgétaire et financier, depuis la programmation jusqu'à la mise en paiement, ainsi que de sécuriser et harmoniser le processus Achats et notamment la relation fournisseurs.
Le service Immobilier & Logistique est chargé d'assurer une gestion commune de l'ensemble des sites à la fois en termes de fonctionnement courant (logistique, approvisionnement etc.) et de maintenance et travaux des bâtiments. Il compte 2 services : logistique, immobilier (entretien, maintenance et travaux).

Localisation administrative et géographique / Affectation

 
Services de l’État en Guyane

Rue Fiedmont

97300 Cayenne

 
Direction Générale de l’Administration

Direction des Finances et Moyens / Service Immobilier et Logistique

Lien livret attractivité :

"Pour en savoir plus sur notre territoire passionnant, veuillez consulter notre livret "

https://fr.calameo.com/read/0066461027c67fff489f2

Alinéa 2 de l’article L332-2 du Code général de la fonction publique