GROUPE RIFSEEP : 2

Durée attendue sur le poste : 3 à 4 ans

 Activités principales : 

Au sein de la direction de l’immobilier et de la logistique de la direction générale de l’administration, vous êtes chargé de coordonner les activités quotidiennes en lien direct avec votre hiérarchie. 

Vos principales missions :

– Maintien à jour du fichier des occupants par direction et administration concernée, 

– Connaître les superficies des locaux occupés par chaque direction et distinguer en gestion, le fonctionnement courant des SEG pris en charge par la DGA des autres frais de fonctionnement de la douane et de l’OFB qui ne sont pris en charge que par voie de convention et font l’objet de remboursement par les structures douane et OFB, 

– Consulter quotidiennement les applications de gestion des salles de réunion et supervision pour la gestion des salles et mise en place éventuelle des visioconférences ; s’assurer de leur 

bon état et de la mise à disposition de chaises, eau, climatisation, etc, 

– Veiller au bon fonctionnement des matériels et équipements et faire appel au service de la logistique par ticket GLPI ou par 

courriel en cas de besoin, ou en relation directe, 

– Procéder à l’affichage de sécurité en fonction des besoins des sites-connaissance des 

guides-file et serres-file et des assistants de prévention, 

– Participer à la signalétique des bureaux, 

 – Gérer les stocks correspondants au fonctionnement courant pour les agents de la DGTM uniquement : fournitures de bureau, petits équipements, produits utiles au bon fonctionnement du site, y compris les toners de photocopieurs, 

– Réfèrent sécurité du site, vérifier que les documents relatifs à la sécurité du site sont complétés et tenir à jour les différents registres de contrôles 

réglementaires, veiller au passage des prestataires concernés par la sécurité, savoir alerter en cas de défaillance la direction de l’immobilier et de la maintenance, 

– Savoir alerter le prestataire en gardiennage et surveillance, avoir un lien constant avec ce prestataire, 

– Accueillir les prestataires divers relevant du fonctionnement du site et veiller à la bonne exécution des prestations,

– S’assurer du bon fonctionnement de la boite à clés ou tenir à disposition les clés des véhicules du pool DGTM, faire tous liens nécessaires avec le garage, veiller à la complétude des carnets de bord dans les véhicules de service des sites concernés ; transmettre au garage les noms des utilisateurs de véhicule en cas d’infraction routière, 

– Collecter les bons de livraison et les transmettre à la direction de la logistique par courriel,

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions : 

Discrétion, rigueur, ponctualité, amabilité, sens aigu du service public. 

Remplacement éventuel au sein du service logistique sur d’autres sites (binôme avec un autre responsable de site). 

 Votre environnement professionnel : 

• Activités du service : 

Au sein de la DGA, la direction de l’immobilier et de la logistique assure le signalement de tout dysfonctionnement en lien avec la logistique de proximité sur divers sites. 

À ce titre, les agents de la direction sont polyvalents. Leurs activités nombreuses se complètent. Elles consistent à renseigner, orienter, mais également à assurer un service de proximité aux agents des SEG site par site. 

• Composition et effectifs du service : 

La direction de l’immobilier et de la logistique est composée d’environ 35 agents. 

• Liaisons hiérarchiques : 

Le chef du bureau des relations aux usagers et au soutien logistique, 

Le responsable du service logistique, La direction de l’immobilier et de la logistique, La direction générale de la DGA. 

• Liaisons fonctionnelles : 

Les directions occupant les bâtiments de Dégrad des cannes. 

 – Connaissance l’environnement professionnel 

– Avoir des compétences en informatique

 Savoir faire : 

Travail en équipe 

Avoir l’esprit de synthèse Savoir analyser 

Savoir s’organiser

Savoir être : 

Rigueur et méthode Capacité d’adaptation 

Avoir le sens des relations humaines Savoir accueillir 

Savoir communiquer Savoir s’exprimer oralement 

Autres missions :

 – Gérer les accès (badges, bips etc) et tenir à jour le registre des personnels en possession de 

ceux-ci, 

– Récupération du matériel et équipement des agents qui quittent le site pour affectation 

hors SEG de Guyane, 

– Récupération des parapheurs et courrier dans les services, acheminement des parapheurs 

et courriers dans les services, quotidiennement transfert vers l’Hôtel préfectoral de 

parapheurs pour signature et récupération des parapheurs, 

– Alerter et faire le lien avec les directions de la DGA sur tout sujet la concernant sous 

couvert de sa hiérarchie (chef du bureau relations aux usagers et responsable service 

logistique). 

Alinéa 2 de l’article L332-2 du Code général de la fonction publique.