Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales:

Placé(e) sous l'autorité directe du chef de cabinet, vous assurez la fonction de chargé(e) du courrier et des ordres de mission, en suppléant, en tant que de besoin, la personne chargée de cette mission à temps partiel et assurez les missions suivantes :

1 - En ce qui concerne l'activité du bureau d’ordre :

-    Traitement du courrier « entrant » : réception, tri et enregistrement sur support informatique (logiciels Maarch, AIRS et REPONSES, scan de documents),

-    Enregistrement des questions écrites et des courriers parlementaires sur logiciels informatiques (Maarch et REPONSES),

-  Traitement des courriers soumis à l’approbation de la directrice générale ou de son adjoint : saisines des services de la DGCL et des cabinets des ministres, avec un traitement diligent des courriers signalés par les cabinets ministériels,

-   Gestion du circuit interne : mise sous chemises ou parapheurs pour intégration dans le circuit de validation (visa ou signature de la DGCL ou de son adjoint) et intégration dans les logiciels Maarch et REPONSES,

-  Suivi fin des courriers au sein des services nécessitant des relances régulières,

-   Suivi statistique des questions écrites et des courriers parlementaires en lien avec la chargée de la coordination,

-  Coordination du suivi des courriers avec le bureau des cabinets

2- Pour les ordres de missions (en binôme avec un agent à temps partiel) :

-   Préparation des ordres de mission des agents de la DGCL et suivi budgétaire et comptable des frais de déplacement en relation avec l'ensemble des secrétariats de la direction, l’agence AMERICAN EXPRESS et le service comptabilité de la DEPAFI dans l’outil Chorus DT,

-  Vérification, validation et suivi des dossiers de remboursement de frais de mission des membres des organismes nationaux en lien avec les secrétariats des commissions (conseil supérieur de la fonction publique territoriale, conseil national de la formation des élus locaux, conseil national des opérations funéraires, conseil des finances locales, commission nationale d’évaluation des normes, commission consultative d’évaluation des normes).

 Par ailleurs, vous êtes susceptible d’assurer diverses missions transverses en participant à des réunions, groupes de travail, comités de pilotage portant sur les sujets relevant du domaine de compétence du cabinet ; participation à l'élaboration de documents spécifiques.

Votre environnement professionnel: 

·         Activités du service

La direction générale des collectivités locales (220 agents environ) :

-     définit les règles de fonctionnement et d'organisation des collectivités locales et de leurs groupements : fonctionnement institutionnel, statuts de la fonction publique territoriale et conditions d'exercice des mandats des élus locaux, dispositions budgétaires et fiscales ;

-  répartit les principaux concours financiers de l'État aux collectivités locales ;

-   collecte et diffuse les données financières et statistiques relatives aux collectivités locales et utiles aux décideurs locaux.

-  élabore les orientations relatives à la politique nationale et européenne de cohésion des territoires et de politique de la ville, dont elle assure le suivi.

Outre ses missions transversales en lien avec les sous-directeurs de la DGCL et les cabinets des ministres, le Cabinet de la directrice générale a en charge la gestion des ressources humaines, la gestion budgétaire des crédits de fonctionnement, la gestion de la communication, l’appui informatique, la coordination des courriers et questions écrites, la logistique interne liée à l'activité parlementaire, la sécurité des locaux, le suivi des frais de mission, les archives, les décorations et le pool automobile.

Vos compétences principales mises en œuvre:

Connaissances techniques

- Avoir des compétences en informatique-bureautique : niveau maîtrise requis

- Avoir des compétences budgétaires et comptables : niveau pratique à acquérir

- Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise à acquérir

Savoir-faire

- Savoir s'organiser : niveau maîtrise requis

- Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis

- Savoir analyser : niveau pratique requis

Savoir être

- Savoir communiquer : niveau pratique requis

- Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis

- Avoir le sens des relations humaines : niveau maitrise requis

Autre : Une connaissance des logiciels SOLON, MAARCH et REPONSES serait appréciée (sinon formation dès la prise de poste). Très bonne connaissance des circuits administratifs. Réactivité. Réserve.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

Vous exercez vos missions sur la base de l’horaire habituel des personnels de l’administration centrale à savoir 38 heures hebdomadaires, générant 16 jours ARTT.

NBI : 20 points

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Vos perspectives:

Ce poste permet d’acquérir de bonnes connaissances dans le domaine des collectivités locales.

Qui contacter:

La Cheffe de Cabinet : Caroline SOLARET

caroline.solaret@dgcl.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Fichiers_2025/Mobilit%C3%A9/Annexe%203%20-%20formulaire_Mobilit%C3%A9_DGAFP.pdf

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type:

Responsable de coordination administrative / ERDIR008

Localisation administrative: 

Direction générale des collectivités locales

Cabinet

2 place des Saussaies 75008 Paris

Métro : Saint-Augustin ou Miromesnil (lignes 9, 13) ; Champs Élysées Clémenceau (ligne 1) ; Madeleine (lignes 8, 12, 14) / RER (Aubert - ligne A) / Gare Saint-Lazare

2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)