GROUPE RIFSEEP : 2

CORPS : adjoint administratif

Vos activités principales :

Au sein du secrétariat du service de la gouvernance numérique ministérielle qui assure également le secrétariat des directions de programmes, le titulaire du poste :

- Assure l’accueil physique et téléphonique

- Traite les contacts de la sous-directrice des ressources et de l’accompagnement au changement, du sous-directeur de la gouvernance et des grands projets, et du chef de service: gestion de l’agenda, des déplacements (réservation train / hôtel sur Chorus-DT), filtrage des interlocuteurs

- Planifie, organise et assure le suivi des réunions

- Vérifie les réunions nécessitant une action et/ou la présence du sous-directeur ou d’un représentant de la sous-direction et des directions de programmes

- Prépare les dossiers et les rendez-vous, au moins la veille, voire avant, selon les agendas

- Participe ponctuellement aux réunions plénières et assure la prise de notes

- Met en forme les notes et les rapports, avant mise à la signature

- Gère les courriers arrivée / départ dans l’application ELISE

- Réceptionne les documents et les transmet au bureau des ressources humaines (BRH) de la DTNUM (arrêts de travail, maladie, arrêtés de nomination, de décision, demandes de mobilité et d’avancement, demandes de formations).

- Effectue les commandes de fournitures de bureau (meubles, clés, etc.)

En période de pic d’activité, le titulaire du poste pourra seconder ses collègues pour la gestion de proximité RH et finances ainsi que pour les ordres de mission.

Votre environnement professionnel

La direction de la transformation du numérique (DTNUM) du ministère de l'intérieur et des Outre-mer élabore et conduit la stratégie numérique pour l'ensemble de ses politiques publiques.

Elle assure le pilotage de la gouvernance numérique ministérielle et accompagne la transformation numérique des métiers du ministère, portée par la loi d’orientation et de programmation du ministère de l’intérieur (LOPMI). Elle s’appuie sur les opportunités offertes par les nouvelles technologies pour améliorer le service rendu aux citoyens et pour offrir aux agents du ministère les meilleurs outils numériques.

La DTNUM innove et met en œuvre dès 2023 une nouvelle feuille de route tournée vers une modification profonde des usages et des modes de production des systèmes d'information. Rassemblant aujourd’hui 700 agents, elle va bénéficier de renforts humains et financiers significatifs sur les 5 prochaines années.

Composition et effectifs du service :

Le service de la gouvernance numérique ministérielle inclut :

- la sous-direction des ressources et de l’accompagnement au changement

- la sous-direction de la gouvernance et des grands projets

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise requis
Avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau maîtrise requis

Savoir-faire 

Savoir s'organiser / niveau maîtrise requis
Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise requis

Savoir rédiger / niveau maîtrise requis

Savoir être

Savoir accueillir / niveau maîtrise requis
Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise requis

Savoir s'adapter / niveau maîtrise requis

Durée attendue sur le poste : 3 ans minimum

Vos perspectives :

En fonction des compétences acquises et des examens ou promotions professionnels, le titulaire pourra postuler à d'autres fonctions administratives au sein de la DTNUM ou faire valoir ses compétences auprès d'autres directions du MI voire d'autres ministères.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Poste nécessitant une autonomie et prise d’initiatives. Les qualités attendues sur ce poste sont une grande réactivité, un bon relationnel et des aptitudes à rendre compte de son activité.

De formation administrative, vous justifiez d’une expérience dans les domaines du secrétariat et/ou de l’assistance de direction.

Vous maîtrisez les suites bureautiques, vous avez des compétences rédactionnelles et vous avez l’esprit d’initiative, avec la curiosité et la volonté d’apprendre dans un environnement technique.

Vous exercez vos missions sur la base du cycle de travail de 38 heures hebdomadaires, générant 16 jours d'ARTT. Vous bénéficiez de 25 jours de congés annuels.

La plage horaire du secrétariat à couvrir est de 09h à 17h30.

Votre activité peut être réalisée télétravail (3 jours max par semaine) en adéquation avec la planification des journées télétravaillées des deux autres assistantes.

Une habilitation Secret Défense sera demandée.

Qui contacter ?

Pôle recrutement: dnum-recrutement@interieur.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

Personnels du ministère de l'Intérieur

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite-2023/Formulaire_mobilite_2023.pdf

Personnels externes

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2023-03/Formulaire-de-mobilite-fevrier-2023.pdf

Localisation administrative :

Ministère de l'Intérieur - Secrétariat général

Direction du Numérique - Place Beauvau- 75800 PARIS CEDEX 08

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l'emploi-type :

Assistant(e) de direction / ADM005A

Liaisons hiérarchiques:

Le titulaire du poste est rattaché à la sous-directrice des ressources et de l’accompagnement ou à son adjointe. Il travaille en polyvalence avec les assistantes de direction et peut être amené à assurer la continuité du secrétariat du service du pilotage stratégique et de la gouvernance en cas d'absence.

Liaisons fonctionnelles:

Le secrétariat général dont dépend la DTNUM, les directions et services du MI, les autres ministères et services interministériels, les opérateurs.

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique :

. 2° de l'article L332-2

. Article L332-4

. Article L332-5