Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

Accueillir, renseigner et orienter les usagers vers les services compétents.

Faire les réponses de premier niveau en adéquation avec les missions de la relation usagers (permis de conduire, carte grise, pré-demande CNI- passpeort, armes, étrangers, ...)

Aider les usagers à prendre RDV sur RDV-Pref en présentiel et par téléphone.

Assurer l’accueil protocolaire des personnes reçues en audience par le corps préfectoral ou lors des réceptions et dîners.

Participer aux événements de la préfecture nécessitant une présence à l’accueil (journée du patrimoine, élections,…)

Participer aux liaisons internes dans le cadre des gestions de crises.

Aider l’agent de sécurité à l’ouverture des accès de la préfecture en son absence temporaire.

Gérer et paramétrer les badges d'accès à la préfecture.

Contrôler l’état des salles de réunion, les préparer, gérer les réservations.

Préparer et mettre en place les fiches synthétiques des réservations devant chaque salle de réunion et de formation.

Tenir à jour l’affichage de l’accueil.

Assurer le suivi de l’affichage extérieur, afficher les annonces légales et délivrer les certificats d’affichage

Tenir à jour la signalétique « portes » de l’ensemble des bureaux de la Préfecture en fonction des arrivées et des départs

Tamponner les actes des communes soumis au contrôle de légalité

Délivrer les cartes de tram/bus aux agents de la préfecture.

Assurer une polyvalence avec les autres pôle du bureau de la relations usagers : pôle courrier et point d'accueil numérique.

Aider ponctuellement les secrétariats du préfet, du directeur de cabinet, du secrétaire général et du secrétaire général adjoint.

Votre environnement professionnel :

Activités du service

Le bureau des relations avec les usagers exerce deux types de mission :

1) les activités de la préfecture ayant trait à l’accueil des usagers (accueil général, courrier, point numérique),

2) la démarche qualité.

Composition et effectifs du service

1 chef de service/référent qualité, 1 chef de pôle relation usagers, 1 hôtesse d’accueil, 2 gestionnaires du courrier, 1 agent d'accueil pôle relation usagers, 1 médiateur numérique et 1 ou 2 services civiques

Liaisons hiérarchiques

Le chef du bureau des relations avec les usagers, le directeur du secrétariat général commun départemental

Liaisons fonctionnelles

Les services préfectoraux.

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Polyvalence

Sens de l’organisation

Gestion des urgences

Discrétion

Autonomie

Technicité

Disponibilité

Tenue vestimentaire adaptée

L’agent devra veiller, dans son domaine de compétences, au respect des engagements relatifs au label « Quali-ATE»

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise / à acquérir

Avoir des compétences en informatique bureautique /niveau pratique / requis

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise / requis

Avoir l’esprit de synthèse /niveau pratique / requis

Savoir s'organiser / niveau maîtrise / requis

Savoir analyser /niveau pratique / requis

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise / requis

Savoir accueillir / niveau maîtrise / requis

Savoir s'adapter / niveau maîtrise / requis

Savoir s’exprimer oralement / niveau maîtrise / requis

Vos perspectives :

Assistant d’administration générale

Localisation administrative et géographique / Affectation :

Préfecture du Loiret

Secrétariat Général Commun Départemental (SGC-D) du Loiret

Bureau des relations avec les usagers

181, rue de Bourgogne – 45042 ORLEANS CEDEX 1

Domaine(s) fonctionnel(s) :

Service aux usagers

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type :

Chargé d’accueil et d’information / USA002A

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement est disponible via les liens suivants :

- Lien vers le formulaire de mobilité : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf
- Lien vers le formulaire CAIOM : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-Formulaire-CAIOM%202025.pdf

Fondement(s) juridique(s) du recrutement sur contrat, le cas échéant :

3° de l’article L. 332-2 du code général de la fonction publique