Vos activités principales :

Le/la secrétaire particulier(e) assiste la Secrétaire Générale Adjointe dans l'organisation quotidienne et matérielle de son travail. Ses principales activités sont les suivantes :
1 – Point d’entrée des contacts de la SGA : échanges de 1er niveau, mise en place d’un annuaire thématique, mise à jour régulière des contacts.
2 – Rationaliser la gestion de l’agenda en veillant à une planification cohérente des rendez-vous, visites et réunions avec les déplacements induits.
3- Anticiper la constitution des dossiers et s'assurer auprès des services compétents que la SGA dispose en temps utile d’un dossier complet et / ou des éléments nécessaires aux visites, rendez-vous et réunions.
4 - Gérer le courrier (courrier départ/arrivée) et la messagerie électronique (boite fonctionnelle).
5 - Assurer la dactylographie des courriers et constituer des dossiers administratifs (synthèse de documents)
6 - Traiter les dossiers ponctuels et assurer le suivi des affaires réservées.
7 - Assurer l'accueil physique lors des réunions et téléphonique.
8 – Assurer les réservations d’hôtel et de restaurants et veiller à un suivi des frais de déplacements/représentation/résidence

Vos activités secondaires :

Constituer un binôme opérationnel avec la secrétaire de Direction du Secrétariat général pour assurer la continuité du service (prise de relais en cas d’absence de son assistante).

Spécificités du poste/Contraintes/Sujétions

- Disponibilité, réactivité , adaptation à l'actualité
- Amplitude large des horaires / Heures supplémentaires rémunérées possibles, en accord avec la hiérarchie.
- Organisation en binôme avec l’assistante du secrétaire général notamment pour les absences et congés

Votre environnement professionnel

Activités du service :

Le secrétariat général de la Préfecture de la Côte d'Or est placé sous l'autorité directe du ou de la secrétaire général(e)
Il regroupe :
- la direction des collectivités locales et des élections
- la direction de l’immigration et de la nationalité
- la direction de la coordination des politiques publiques et de l’appui territorial
- la cellule régionale de la performance
- le pôle d'appui juridique de la police administrative
- le référent départemental fraude

Composition et effectifs du service :

voir point ci-dessus sur les activités du service .

Liaisons hiérarchiques :

La Secrétaire Générale adjointe

Liaisons fonctionnelles :

Nombreux interlocuteurs en particulier les secrétariats particuliers
- secrétariat général
- secrétariat général pour les affaires régionales
- directions départementales interministérielles
- Ministère de l'intérieur
- Secrétariats généraux des préfectures du Doubs, du Jura, de la Nièvre, de la Haute-Saône, de la Saône et Loire, de l'Yonne et du Territoire de Belfort
- Directeurs de la Préfecture
- Cabinet du préfet

- Partenaires extérieurs (élus, entreprises, associations, chambres consulaires...)

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques :

- Avoir des compétences en informatique -bureautique : niveau maîtrise - requis

- Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise - requis

- Avoir des compétences budgétaires et comptables : niveau pratique - à acquérir

- Connaître les règles du protocole : niveau maîtrise - à acquérir

Savoir-faire :
 

- Savoir s'organiser : niveau maîtrise - requis

Savoir-être :

- Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise - requis

- Savoir accueillir : niveau pratique - requis

- Savoir communiquer : niveau maîtrise - à acquérir

- Savoir s'adapter : niveau maîtrise - requis

Durée attendue sur le poste :

De 2 à 5 ans

Vos perspectives :

Poste très polyvalent avec une pluralité d’acteurs, qui apporte une connaissance approfondie de l’environnement professionnel, de l’organisation et des missions des services de l’État dans le département. Ce poste est une excellente préparation aux examens professionnels.

Comment postuler?

Le dépôt de candidature s'effectue en ligne uniquement

Le service recruteur doit être contacté en parallèle

1. Liste pièces requises :

- Formulaire de demande de mobilité/recrutement :

A remplir et à signer obligatoirement par tous les candidats titulaires de la fonction publique ou non (les non fonctionnaires sont concernés)

Attention, pour les candidats fonctionnaires : l'avis de l'autorité hiérarchique est obligatoire pour que la candidature puisse être prise en compte.

Lien vers formulaire en vigueur à utiliser :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

- CV + lettre de motivation

2. Contacts du service recruteur :

Mme Magalie MALERBA, Secrétaire Générale Adjointe de la Préfecture de la Côte d'Or (magalie.malerba@cote-dor.gouv.fr/ 06 07 34 21 05)

Mme Nathalie BERGET, Directrice du secrétariat général commun départemental (nathalie.berget@cote-dor.gouv.fr / 03 80 44 65 22)

Conformément à l'article 4 du décret n°2018-1351 du 28 décembre 2018, le délai minimal réglementaire de publication est de 1 mois.
Aussi, le service RH se réserve le droit, en fonction de l'avancée du processus de recrutement, de suspendre l'offre avant la fin du délai de candidature indiqué dans l'offre.

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984) :

2° de l’article L332-2