Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

Au sein du secrétariat commun (SCALA) du pôle « Politiques publiques » du SGAR Occitanie, vous assurez des fonctions de secrétariat auprès de 3 à 4 responsables de service (et leur équipe). Vous travaillez en trinôme avec deux autres assistantes du pôle politiques publiques.

 
Vous avez plus particulièrement en charge :

- Assurer l’accueil téléphonique et physique ;

- Constituer les dossiers de réunion à destination du corps préfectoral et assurer leur classement ;

- Mettre en page et reproduire des documents ;

- Planifier, organiser et assurer le suivi des réunions : réservation de salles et matériel informatique, courriers d'invitation, suivi des réponses aux invitations, réalisation de cavaliers, préparation de la salle et accueil des participants le cas échéant ;

- Gérer les déplacements des agents depuis le logiciel Chorus DT (réservation de véhicules, de billets de transport et nuitées d’hôtel) et suivre les états de frais ;

- Assurer le suivi des parapheurs engagés par les services ;

- Assurer occasionnellement la frappe de courriers ;

- Mettre à jour des tableaux de suivi.

Lors de l’absence du gestionnaire budgétaire et logistique, vous assurez de manière collective la gestion du courrier et du circuit de signature des parapheurs.

Lorsque la nécessité l’exige, vous apportez votre aide aux assistantes de l’autre pôle du SGAR ainsi qu’aux assistantes de direction.

Votre environnement professionnel :

Activités du service

Le Secrétaire Général pour les Affaires Régionales (SGAR) assiste le préfet de région dans l’exercice de ses missions à l’échelle de la région Occitanie.

 
Le SGAR est organisé en deux pôles, l’un dédié aux politiques de déconcentration, de modernisation ainsi que de mutualisation des moyens et l’autre chargé de l’animation régionale des politiques publiques, chacun étant animé par un adjoint au SGAR.

 
Le SCALA a pour mission principale d’exercer toutes les fonctions de secrétariat pour l’ensemble des chargé(e)s de mission et des directeurs et directrices du SGAR. Il apporte notamment son concours dans la constitution des dossiers du préfet de région, du SGAR et de ses adjoints.

Composition et effectifs du service

1 chef du bureau des affaires générale, 1 gestionnaire budgétaire et logistique et 4 assistantes

Liaisons hiérarchiques

La chef du bureau des affaires générales, le directeur de la coordination et des affaires générales, le SGAR Adjoint

Liaisons fonctionnelles

Le chef de cabinet et de la coordination régionale, les chargés de mission

Vos perspectives

Tout poste d’adjoint administratif au sein de la préfecture, secrétariat de direction.

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Connaissances techniques :

Avoir des compétences en informatique -bureautique - niveau pratique - requis

Connaître l'environnement professionnel - niveau maîtrise - à acquérir

Savoir faire :

Savoir travailler en équipe - niveau maîtrise - requis

Savoir s'organiser - niveau expert - requis

Savoir être :

Savoir accueillir -  niveau maîtrise - requis

Savoir s'adapter - niveau maîtrise - requis

Avoir le sens des relations humaines - niveau maîtrise - requis

Domaine fonctionnel :

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type :

 Vous trouverez le référentiel REMI sous le lien suivant :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/mgmrh/Page_mgmr/Referentiel_des_emplois_version_2011_modifiee_12_fevrier_2015_copie.pdf

Chargé de la gestion des dotations aux collectivités territoriales - GBF004A

Chargé du contrôle de légalité et du contrôle budgétaire - JUR008A

Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant :

https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat

Chargée/Chargé du pilotage et de la gestion des ressources budgétaires - ERGBF004

 Qui contacter ?

Audrey PALAU – chef du bureau des affaires générales – audrey.palau@occitanie.gouv.fr – 05 34 45 33 57

Pascal SOLEIL – directeur de la coordination et des affaires générales – pascal.solei@occitanie.gouv.fr

 E-mail : sgc-recrutement-mobilite@haute-garonne.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature:

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

Personnels du ministère de l'Intérieur

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite_2022/Formulaire%20mobilit%C3%A9%20avec%20PSA.docx

Personnels externes

https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

 
Fondement 2° de l’article L332-2 du code général de la fonction publique.