Vos activités principales :

Le pôle secrétariat, intégré au bureau du cabinet, assure conjointement le secrétariat de l'ensemble des membres du corps préfectoral de la préfecture (Préfet, Secrétaire Général, Directeur de cabinet et, sous réserve, stagiaire INSP).

Les tâches sont partagées entre les agents via la fonction de coordination du/de la chef(fe) de pôle et sous l'autorité du chef de bureau du cabinet.

Les trois secrétaires assurent conjointement pour les membres du corps préfectoral :

• l'accueil physique et téléphonique,

• l'assistance administrative, la rédaction de courriers simples et d'invitations (tâches généralistes de secrétariat, frappe, photocopies…),

• la gestion des agendas et la diffusion des agendas aux services (notamment l'agenda du Préfet),

• la gestion des déplacements (réservations trains et hôtels),

• le filtrage des interlocuteurs,

• la planification des tableaux de permanences (corps préfectoral, chauffeurs, week-end),

• la commande des fournitures,

• la planification, l'organisation et le suivi de réunions occasionnelles et régulières,

• la constitution de dossiers pour le corps préfectoral avec demande de notes aux services,

• la constitution et le suivi de dossiers réservés (évaluations, validation des congés),

• le suivi du courrier du corps préfectoral et des parapheurs (courrier personnel, circulation et enregistrement du courrier réservé au sein du corps préfectoral),

• un appui transversal aux missions du cabinet (notamment en situation de crise, élections, préparation des visites ministérielles).

Votre environnement professionnel :

Activités du service :

Le bureau du cabinet gère les affaires réservées du préfet, organise les déplacements des hautes autorités et personnalités, organise les cérémonies officielles et les réceptions, traite les interventions, les médailles et distinctions honorifiques, et assure le suivi de l’actualité politique des grands élus du département.

Les moyens du corps préfectoral (secrétariat, garage et intendance des résidences) lui sont rattachés.

Le bureau du cabinet a également la charge de la lutte contre la radicalisation et le séparatisme, ainsi que la coordination de la sécurité de la préfecture.

Composition et effectifs du service :

- un chef de bureau (A) et une adjointe (A)

- un chargé de mission "lutte contre la radicalisation" (B)

- un agent rédacteur-chargé des cérémonies (C)

- le secrétariat du corps préfectoral (1 B et 2 C)

- l'intendance (5 C)

- 2 chauffeurs (C)

- 1 concierge-veilleur de nuit (C)

Liaisons hiérarchiques :

Chef du bureau du cabinet, directeur de cabinet

 Liaisons fonctionnelles :

Relations quotidiennes avec les membres du corps préfectoral

Relations fonctionnelles avec l'ensemble des chefs de service de l'État dans le département

Relations ponctuelles avec des élus et des personnalités du département.

Pour candidater : cf rubrique "informations complémentaires"

L'agent exerce ses missions conformément aux engagements de la démarche qualité.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Le pôle secrétariat doit prendre les initiatives et mesures utiles en temps réel permettant de dispenser le corps préfectoral des contraintes logistiques et des sollicitations multiples afin de lui permettre d’assurer son activité au quotidien.

Discrétion, aisance relationnelle

Disponibilité : l'organisation en pôle repose sur trois plages horaires distinctes, permettant une couverture journalière optimale. Les plages horaires minimales sont alternées entre les agents (8h00-16h30 / 9h00-17h30 / 10h30-19h00). Une présence est assurée de manière continue entre 8h00 et 19h00. Les plages sont adaptées en cas d'absence au sein du pôle (congés ou arrêts maladie)

Vos compétences principales mises en œuvre :

- Compétences techniques :

• Connaître l'environnement professionnel : niveau pratique requis
• Avoir des compétences en informatique & bureautique : niveau maîtrise requis
• Avoir des compétences budgétaires & comptables : niveau initié à acquérir

- Savoir-faire :

• Savoir s'organiser : niveau maîtrise requis
• Savoir rédiger : niveau maîtrise requis
• Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis

- Savoir-être :

• Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis
• Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis
• Savoir communiquer : niveau maîtrise requis

- Durée attendue sur le poste : 3 ans

- Service d'affectation : Bureau du cabinet / pôle secrétariat

- RIFSEEP : 1

- Perspectives : Évolution sur des missions similaires en préfecture de département ou dans d’autres services de l’État.

- Code emploi type RMFP : ADM007A - Assistant(e) de direction

- Contacts : 

• Anaïs MARTIN, cheffe du pôle secrétariat, 04 79 75 50 02, anais.martin@savoie.gouv.fr
• Jérémie DUMAINE, chef du bureau du cabinet, 04 79 75 50 20, jeremie.dumaine@savoie.gouv.fr
• Ludovic TRAUTMANN, directeur de cabinet, 04 79 75 50 11, ludovic.trautmann@savoie.gouv.fr

- Pièces pour candidater :

CV, lettre de motivation et formulaire mobilité et recrutement disponible sur le lien :
https://interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2024-04/formulaire-de-mobilite-modifiable-avril-2024.pdf

- Information logement social :

Les fonctionnaires titulaires dont les ressources permettent de prétendre à un logement social peuvent s'inscrire auprès du Service Logement de la DDETSPP pour demander un logement social réservé aux fonctionnaires à ddetspp-logement@savoie.gouv.fr

Au préalable, une demande de logement social doit être active et enregistrée dans notre département via la plateforme gouvernementale  https://www.demande-logement-social.gouv.fr/index
De plus, si votre conjoint est salarié du secteur privé, vous pouvez peut-être bénéficier d’un logement social via Action Logement  https://al-in.fr/#/deco

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984), 2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4).