Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

- Gère et organise l’agenda du préfet en lien avec les services du cabinet.

- Assure son secrétariat particulier.

- Diffuse l'information auprès du corps préfectoral et des services départementaux.

- Assure l'accueil physique des interlocuteurs du préfet.

- Assure l'accueil téléphonique, le filtrage des interlocuteurs, l'orientation, les prises de rendez-vous.

- Contrôle le flux du courrier.

- Classement. Dactylographie, mise en forme de document. Rédige des courriers courants.

- Gestion du fonds documentaire du secrétariat (fichier d’adresses, annuaires).

- Suivi du circuit des parapheurs soumis à la lecture ou à la signature du préfet.

- Suivi des dossiers de travail pour les réunions du préfet

- Rédige les invitations aux réunions, réserve les salles de réunions inscrites sur l'agenda du préfet.

- Assure la gestion budgétaire de la résidence du préfet.

- Organisation des déjeuners (invitations, menus, relation avec le personnel de la résidence).

- Gestion des congés, horaires, plannings des agents de la résidence.

- Remplacement secrétariat du Secrétaire Général.

Votre environnement professionnel :

Activités du service :

Secrétariat

Liaisons hiérarchiques :

Préfet

Liaisons fonctionnelles :

Tous services de la préfecture et sous-préfectures

Secrétariats des chefs de services extérieurs

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques :

Connaître l'environnement professionnel /niveau maîtrise requis

Avoir des compétences en informatique-bureautique / niveau maitrise requis

Avoir des compétences budgétaires et comptables / niveau pratique requis

Savoir-faire :

Savoir rédiger / niveau pratique requis

Avoir l'esprit de synthèse / niveau expert requis

Savoir s'organiser / niveau expert requis

Savoir-être :

Avoir le sens des relations humaines / niveau expert requis

Savoir s'adapter / niveau maitrise requis

Savoir communiquer / niveau pratique requis

Vos perspectives :

Perspectives d’évolution dans le cadre des missions et réorganisation des services de l’État.

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Travail demandant une certaine disponibilité avec récupération possible si dépassement du cycle horaire fixé.

Travail en binôme avec l’assistante du secrétaire général.

Le poste nécessite une habilitation au besoin d’en connaître (manipulation de documents classifiés).

Dans ce cadre, l’intéressé(e) fait l'objet d’une enquête administrative.

Qui contacter ?

La direction du secrétariat général commun départemental de l'Aube : sgc-direction@aube.gouv.fr

Le pôle statutaire du service des ressources humaines du SGCD 10 : sgc-carriere@aube.gouv.fr

Publication 1 mois minimum

Comment postuler ?

Un formulaire de demande de mobilité, obligatoire, comportant l’avis hiérarchique est disponible sur ce lien https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Il est à déposer sur :

→ MOBMI pour les fonctionnaires titulaires du ministère de l'Intérieur et des outre-mer

→ CSP/choisirleservicepublic.gouv.fr pour les personnels externes au ministère de l'Intérieur et des outre-mer

Liste des pièces à fournir :

- un curriculum vitae (2 pages maximum)

- tout document justificatif d’une situation particulière et permettant de motiver votre demande (ex. : copie de bail, certificat médical, attestation d’emploi du conjoint, PACS, tous justificatifs dans le cadre du CIMM,...)

- rapprochement de conjoint : les justificatifs de domiciles séparés, l'attestation d’emploi du conjoint ne faisant pas l’objet d’une demande de mutation

- le cas échéant l'arrêté correspondant à toute situation particulière (si vous êtes déjà mis à disposition, en détachement, disponibilité, congé parental, congé de longue maladie,...)

Pièces à fournir en sus dans le cadre d'un détachement, d'une mutation CIGEM ou d'une mutation d'un ingénieur SIC affecté hors MI

- dernier arrêté de promotion d’échelon

- état des services

- le cas échéant : une attestation précisant la date de la dernière indemnisation des frais de changement de résidence

Localisation administrative et géographique/Affectation :

Préfecture de l'Aube – 2 Rue Pierre Labonde - 10000 TROYES
 

Codification du répertoire des métiers de la fonction publique :

Assistante / Assistant de direction ERDIR022
 

Codification du RIME :

SECRETAIRE-ASSISTANTE/SECRETAIRE-ASSISTANT FP2ADM04

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique
Article L332-7 du code général de la fonction publique