Code fiche : ADM005A

Vos activité principales

Le secrétaire particulier assiste le secrétaire général dans l'organisation quotidienne et matérielle de son travail. Ses principales activités sont les suivantes :

1 - Traiter les contacts : gestion de l'agenda, des déplacements, filtrage des interlocuteurs.
2 - Planifier dans l'agenda l'organisation des réunions présidées ou auxquelles participe le secrétaire général ; s'assurer auprès des services organisateurs que le secrétaire général dispose en temps utile de son dossier et/ou des éléments nécessaires à la réunion.

3 - Gérer le courrier (courrier départ/arrivée), la messagerie électronique (boîte fonctionnelle "secrétaire général")

4 - Assurer la dactylographie des courriers et constituer des dossiers administratifs (synthèse de documents)

5 - Traiter les dossiers ponctuels et assurer le suivi des affaires réservées.
6 - Assurer l'accueil physique et téléphonique.
7 - Gestion des crédits du centre de paiement "résidence du secrétaire général"

Ces attributions s'inscrivent dans le respect des engagements Qualipref.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Disponibilité, réactivité, adaptabilité

Amplitude horaire

Sujétion spécifique de secrétariat particulier

Votre environnement professionnel

- Activités du service

Le secrétariat général de la préfecture de la Côte-d'Or est placé sous l'autorité directe du secrétaire général.

Il regroupe :

- la direction des collectivités locale et des élections

- la direction de l'immigration et de la nationalité

- la direction de la coordination des politiques publiques et de l'appui territorial

- les délégués du préfet,

- la cellule régionale de la performance

- le pôle d'appui juridique de la police administrative

Composition et effectifs du service

Voir point ci-dessus sur les activités du service

Liaison hiérarchiques

Le secrétaire général, sous-préfet de l'arrondissement de Dijon

Liaisons fonctionnelle

- Nombreux interlocuteurs, en particulier les secrétariats particuliers

- Secrétaire général pour les affaires régionales

- Directions départementales interministérielles

- Ministère de l'intérieur

- Secrétariats généraux des préfectures de la région Bourgogne-Franche-Comté

- Directeurs de la préfecture

- Directrice du secrétariat général commun départemental

- Cabinet du préfet

Vos compétences principales mises en oeuvre

Connaissances techniques :

- Avoir des compétences en informatique-bureautique : niveau maîtrise requis

- Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise requis

- Avoir des compétences budgétaires et comptables : niveau pratique à acquérir

- Connaître les règles du protocole : niveau maîtrise à acquérir

Savoir-faire :

- Savoir s'organiser : niveau maîtrise requis

Savoir-être :

- Avoir le sens des relations humaines  : niveau maîtrise requis

- Savoir accueillir : niveau pratique requis

- Savoir communiquer : niveau maîtrise à acquérir

- Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis

Durée attendue sur le poste : de 3 à 5 ans

Vos perspectives :

- Développement des compétences en matière de bureautique

- Examen professionnel de secrétaire administratif de classe supérieure

- Tous postes de catégorie B au sein de la préfecture, le poste d'assistant du SG apportant une connaissance approfondie de l'environnement professionnel et de l'organisation et des missions des services de la préfecture et de l'Etat dans le département notamment.

Comment postuler?

Le dépôt de candidature s'effectue en ligne uniquement

Le service recruteur doit être contacté en parallèle

1. Liste pièces requises :

- Formulaire de demande de mobilité/recrutement :

A remplir et à signer obligatoirement par tous les candidats titulaires de la fonction publique ou non (les non fonctionnaires sont concernés)

Attention, pour les candidats fonctionnaires : l'avis de l'autorité hiérarchique est obligatoire pour que la candidature puisse être prise en compte.

Lien vers formulaire en vigueur :

https://www.interieur.gouv.fr/content/download/131431/1044629/file/formulaire-de-demande-de-mobilite-pn.docx

- CV + lettre de motivation   

2. Contacts du service recruteur :

- M. Denis BRUEL, Secrétaire général de la préfecture de la Côte-d'Or:

denis.bruel@cote-dor.gouv.fr

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984) :

2° de l’article L332-2