Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

- Gestion de l'agenda électronique de l’ensemble des membres du corps préfectoral, en lien étroit avec la sous-préfecture de Dax ;

- Accueil physique et relations téléphoniques de l’ensemble des membres du corps préfectoral ;

- Organisation et mise en place pratique des réunions initiées par le corps préfectoral en lien avec les services de la préfecture, les directions départementales interministérielles et les services déconcentrés.

- Anticipation et préparation des échéances ;

- Collecte des productions et édition des dossiers des membres du corps préfectoral en lien la coordination interministérielle : Bureau de la représentation de l’État et de la communication en particulier et Direction de la Coordination des Politiques Publiques et de l’Aménagement du Territoire ;

- Production des différents courriers liés au corps préfectoral ;

- Réservation des salles pour les directions de la préfecture ;

- Suivi des signataires, numérisation – le cas échéant - et diffusion du courrier réservé après lecture des membres du corps préfectoral ;

- Relations avec les secrétariats des DDI et services déconcentrés.

Votre environnement professionnel

Activités du service :

Les principales tâches consistent en la gestion des agendas respectifs du corps préfectoral (préfet, secrétaire général, directeur de cabinet). L’organisation des emplois du temps comprend également l’organisation matérielle des déplacements du corps préfectoral et, dans certains cas, l’organisation de réunions (convocations) qui se tiennent en préfecture. Elle comprend aussi la vérification que les dossiers ont bien été transmis au corps préfectoral.

La coordination matérielle des différentes réceptions et cérémonies à la résidence préfectorale est également une activité constante toute l’année, ainsi que le secrétariat (courriers administratifs, réponses aux invitations).

Enfin, l’accueil téléphonique quotidien constitue une activité importante (appels d’élus, des services déconcentrés ou d’usagers, ..) pour des demandes de rendez-vous ou le suivi des dossiers.

Composition et effectifs du service :

Le service est composé de 3 assistantes de catégorie C dont une délocalisée chez le secrétaire général

Liaisons hiérarchiques : Le corps préfectoral

Liaisons fonctionnelles : Tout public 

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Discrétion liée à la nature du poste occupé, disponibilité, initiative et anticipation, capacité d’adaptation et réactivité.

Contraintes horaires et contraintes de présence liée aux réceptions et cérémonies. (amplitude horaire de 8h30-18h30 – organisation au niveau de l’équipe)

Qui contacter ?

LEFEUVRE Cyrille – Directeur de Cabinet - 05 58 06 58 57

MONTEUIL Stéphanie – Secrétaire Général - 05 58 06 58 04

Liste des pièces requises pour déposer une candidature: Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

Personnels du ministère de l'Intérieur

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite-2023/Formulaire_mobilite_2023.pdf

Personnels externes

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2023-03/Formulaire-de-mobilite-fevrier-2023.pdf

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques :

- Connaître l'environnement professionnel: niveau maîtrise requis

- Avoir des compétences informatiques : niveau maîtrise requis

Savoir faire :

- Savoir s'organiser : niveau pratique requis

- Savoir travailler en équipe : niveau pratique requis

Savoir être :

- Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis

- Avoir le sens des relations humaines : niveau pratique requis

Vos perspectives :

Assistant d’administration générale, gestionnaire-instructeur administratif

Localisation administrative :

Préfecture des Landes - rue Victor Hugo 40021 MONT DE MARSAN Cedex

Emploi fonctionnel  :

Code fiche de l’emploi type  (RMFP) : Assistant de direction ERDIR022

 Code fiche de l’emploi type  (REMI) : Assistant d'administration générale  : ADM004A

Fondement de la loi n°84-16 du 11 janvier 1984, 2° de l'article 4