Groupe RIFSEEP : 1

Vos missions principales :

Principalement assistante de la directrice de cabinet, assurant un binômage avec l’assistante du Préfet, ce qui inclut les missions suivantes :

- Gestion de l’emploi du temps du Préfet et de la Directrice de cabinet (tenue de l’agenda, demandes d’audience, organisation des rendez-vous, réunions, déplacements, visites)

- Réception des appels téléphoniques et filtrage des communications

- Réception et tri du courrier adressé au nom personnel du Préfet et de la Directrice de cabinet

- Suivi du courrier (réponse aux invitations, remerciements, divers)

- Prise en note rapide de messages, courriers

- Suivi du fichier des personnalités et celui des élus

- Gestion des réceptions, déjeuners, dîners (élaboration des listes d’invités, cartons d’invitations, enregistrement des réponses, plans de table, menus)

- Gestion du budget de fonctionnement de la résidence Préfet et de la Directrice de cabinet

- Gestion des frais de réception et de représentation Préfet et Directrice de cabinet

- Classement des dossiers Préfet et Directrice de cabinet

- Visuel sur la boîte messagerie fonctionnelle Directeur de cabinet et Préfet

Votre environnement professionnel :

 Activités du service : Cabinet du Préfet

Composition et effectifs du service : 30

Liaisons hiérarchiques : Préfet et Directrice de cabinet

Liaisons fonctionnelles : sous-préfets, chef de cabinet, chefs de service de l’État, élus, chefs d’entreprise, représentants syndicaux, représentants milieu associatif, etc.

Activités supplémentaires : assurer une partie des missions de l’huissier lors de ses absences et de son « binôme » (diffusion courrier, circulation des parapheurs, accueil)
 

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

- Disponibilité

- Savoir preuve d’anticipation et d’une grande réactivité

- Savoir faire face à des situations d’urgence

- Respect absolu des règles de confidentialité (poste soumis à habilitation de sécurité)

- Plages horaires variables

Qui contacter ?

Nathalie GIMONET, Directrice de cabinet (02 41 81 80 10) nathalie.gimonet@maine-et-loire.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

CV, lettre de motivation et formulaire de mobilité obligatoires.

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel : niveau expert - à acquérir

Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau expert -requis

Savoir-faire

Savoir s'organiser: niveau expert - requis

Savoir travailler en équipe : niveau expert - requis

Savoir rédiger : niveau expert - requis

Savoir-être

Savoir s'adapter : niveau expert - requis

Savoir s'exprimer oralement : niveau expert - à acquérir

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Localisation administrative et géographique / Affectation :

Préfecture de Maine-et-Loire / Direction du cabinet / Secrétariat particulier du Préfet, Place Michel Debré, 49934 Angers cedex 9

Emploi fonctionnel (codification RMFP pour publication) :

Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant :

https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat

Code fiche de l’emploi type (RMFP) : FPDIR038

Emploi fonctionnel (codification REMI indispensable pour la prise d’acte dans D2)

Vous trouverez le référentiel REMI sous le lien suivant :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/mgmrh/Page_mgmrh/Referentiel_des_emplois_version_2011_modifiee_12_fevrier_2015_copie.pdf

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique, 2° de l’article L332-2.