RIFSEEP :2

Vos activités principales

L’assistant(e) administratif(ve) a pour missions d’assister le chef du service immobilier et logistique et son adjoint dans la gestion administrative des dossiers relevants de l’immobilier, de la logistique, de la gestion automobile et du courrier au profit de la préfecture, des deux sous-préfectures et des deux directions départementales interministérielles.

 Achats :

- assurer le suivi et la mise en œuvre de la politique d’achats de l’État

- Enregistrer les devis dans des tableurs pour le suivi des dépenses

- Transmettre les devis au SBF pour engagement

- établir un suivi rigoureux des abonnements, des marchés locaux, régionaux et nationaux

- saisir les marchés dans PLACE (plateforme des achats de l’État)

- garantir des bonnes pratiques d’achats de l’État ( conformité des devis, assistance aux services) en lien avec la plateforme régionale achat et le contrôleur interne financier.

- assurer la liaison avec le service logistique (recensement et mise en œuvre des marchés)

- tenir l’inventaire des matériels et équipements supérieurs à 100€

 Immobilier :

- suivre la boîte mail fonctionnelle : sgc-immo@hautes-pyrenees.gouv.fr

- planifier les contrôles réglementaires sur le périmètre de l’administration territoriale de l’État (ATE) et réaliser le classement des rapports dématérialisés reçus

- mettre à jour les renseignements des applications de gestion immobilière RT- OAD -OSFI- OPERAT

- suivre les consommations de fluides sur les applications OSFI et RT

- suivre le plan immobilier de l’État et du plan de transformation écologique – en intégrant les exigences liées au développement durable dans les opérations de travaux et d’achats (performance énergétique, …)

- Suivi administratif des contrats d’entretien et de maintenance

 
Il s’agit d’une liste générale des activités/tâches. L’agent pourra être amené :

- à exercer des activités/tâches qui ne sont pas mentionnées dans la fiche de poste dans le cadre

- à venir en renfort au sein des autres missions du service

 Votre environnement professionnel

Activités du service :

Le secrétariat général commun départemental est un service interministériel qui assure la gestion de fonctions et moyens mutualisés en matière budgétaire, d’achat public, d’affaires immobilières, de systèmes d’information et de communication, de logistique, de ressources humaines, de relation avec la médecine de prévention et de mise en œuvre des politiques d’action sociale au bénéfice de l’ensemble des agents de la préfecture et des directions départementales interministérielles (DDT et DDETSPP) conformément à l’article 2 du décret 2020-99 du 7 février 2020.
Composition et effectifs du service :
Le SGCD des Hautes-Pyrénées compte 48 ETP répartis en 5 services et 3 chargés de mission
Le Service Immobilier et Logistique compte 12 ETP.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Poste susceptible d’évolution et d’adaptation en fonction des missions allouées au service immobilier et logistique

assurer la continuité des missions du service sur le volet administratif

permis B

Liaisons hiérarchiques :

Le chef du service immobilier et logistique, la direction du SGCD

Liaisons fonctionnelles :

Bénéficiaires fonctionnels : les agents des structures

Les administrations centrales et régionales

Les différents prestataires et entreprises

Les gestionnaires budgétaires financiers (SBF)

Vos perspectives :

Accès à d’autres postes à responsabilité

Évolution de carrière commune à celle de tous les personnels administratifs

Durée attendue sur le poste :

3 à 5 ans

Qui contacter ?

sgc-recrutement-mobilite@hautes-pyrenees.gouv.fr

Obligation de postuler sur le site employeur pour que la candidature soit recevable (contractuel(le) / titulaire)

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

CV-Lettre de motivation – formulaire de mobilité totalement signé – 3 derniers entretiens professionnels

Télécharger le formulaire unifié de mobilité et son annexe pour les candidatures internes et externes:-

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2024-04/formulaire-de-mobilite-modifiable-avril-2024.pdf

Connaissances techniques

Avoir des compétences budgétaires et comptables

/ niveau maîtrise -requis

Avoir des compétences en informatique -bureautique

/ niveau maîtrise - requis

Connaître l'environnement professionnel

/ niveau maîtrise - requis

Rôle des acteurs intervenant sur ces procédures

/niveau pratique-requis

Savoir-faire
 

Savoir appliquer la réglementation

/ niveau pratique - requis

Savoir travailler en équipe

/ niveau maîtrise - requis

Savoir s'organiser dans un calendrier restreint

/ niveau maîtrise - requis

Savoir analyser

/niveau maîtrise - requis

Savoir rédiger

/niveau maîtrise -requis

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines

/ niveau maîtrise - requis

 Respect des règles de confidentialité

/ niveau maîtrise - requis

 Réactivité

/ niveau maîtrise - requis

Autonomie

/ niveau maîtrise - requis

Savoir s'adapter

/ niveau maîtrise-requis

 Code fiche GBF002A

RIME FPEGBF04/ RMFP ERGBF004

Code Fiche : ADM011A

RIME FPEADM01 RMFP ERDIR008

Sur le fondement de la loi n 84-16 du 11 janvier 1984, le recrutement sur contrat s"'appuie sur 2° de l’article L332-2-2b