GROUPE RIFSEEP : 2

Vos activités principales

Le standard de la préfecture assure la réponse téléphonique de la préfecture et des sous-préfectures du Havre et de Dieppe 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ainsi que celle de la préfecture de l’Eure et de la Manche (de 18h à 8h en semaine et les week-end et les jours fériés) et du Calvados et de l’Orne (de 18 h à 7h45 en semaine et les week-end et jours fériés).

 
Sous l’autorité du/de la chef-fe du bureau de la relations à l’usager, le titulaire du poste est à titre principal, le responsable du standard de la préfecture et assure, dans ce cadre, l’encadrement hiérarchique de 8 agents.

Pour la partie référent du standard H24, ses missions sont :

- assurer l’autorité hiérarchique sur les agents H 24 de l’équipe « jour » (4 agents dont le référent), sur les agents H24 de l’équipe « nuit » (4 agents) et sur l’agent du standard « usager » de jour.

- mettre à jour les documents de référence et répertorier les renseignements complémentaires essentiels au travail (main courante, annuaire, permanences, sociétés extérieures…).

- préparer, suivre et coordonner le planning : mise en place du planning, coordination des prévisions de congés, suivi des demandes de changements de vacation, déclenchement des astreintes si nécessaire.

- préparer et valider les feuilles de « sujétions » et de paiement des astreintes avant signature du chef de bureau.

- assurer le lien entre les équipes « jour » et « nuit » mais aussi avec le chef de bureau et l’ensemble de la

chaîne hiérarchique.

Il est aussi agent du standard H24 sur l’équipe jour mais peut-être amené à titre exceptionnel à effectuer des nuits afin d’assurer la continuité du service.

Pour la partie agent du standard H24  « équipe jour », ses missions sont :

- concourir à la continuité des liaisons gouvernementales, à la permanence téléphonique, à l’accueil téléphonique des usagers.

- traiter aussi les demandes internes (renseignements, recherche de noms, demandes d’interventions techniques).
- orienter les interlocuteurs-rices (autorités, secrétariats, élus, entreprises, usagers...) vers les services compétents et suit la prise en charge de l’appel.

- participer à la continuité du dispositif de l’hospitalisation sous contrainte et de la garde statique en dehors des horaires ouvrés des agents du Cabinet.

- relever les messages Rescom.

- renseigner l’usager sur les démarches administratives et notamment à partir des sites internet officiels (seine-maritime, ANTS,service-public...).

- participer aux liaisons gouvernementales dans le cadre de la gestion des crises.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

- Horaires atypiques et en brigade (avec un roulement sur 4 semaines ) pour assurer le standard 7 jours sur 7 (8h-14h, 14h-20h, 8h00-15H45 et 8h-20h le WE pour un total annuel de 1 540 heures).
- Primes liées aux vacations de week-end, jours fériés et astreintes.
- Nécessité de planifier les absences au sein de l’équipe.
- En situation d’astreinte, toute demande d'activation du standard doit trouver réponse en moins d'une heure.
- L’activité se réalise dans le respect des démarches qualité (Quali-ATE) et Service public +.

Vos perspectives :

Les compétences mises en œuvre sur le poste permettent d'évoluer vers d'autres emplois dans le domaine "relation aux usagers" au sein d'autres administrations ou vers d’autres mission d’encadrement.

Sur ce poste, l’agent-e aura l’occasion de  :

- valoriser son expérience en matière d’accueil et de gestion de crise,

-développer ses connaissances de l’environnement professionnel en vue de la préparation au concours ou dans le cadre d’une mobilité.

Qui contacter :

CRUCHET Simon - Chef du bureau de la relation aux usagers – 02 32 76 52 74
DIJON Anne – Cheffe du service des moyens généraux- 02 32 76 54 21

CAPELLE Cécile – Adjointe à la cheffe du service des moyens généraux – 02 32 76 51 65

Avoir le sens des relations humaines, savoir communiquer et connaître l'environnement professionnel.

Localisation administrative et géographique / Affectation

Le Secrétariat général commun (SGC) est installé à Rouen, principalement sur les sites de la préfecture (Hôtel-Dieu) et de la Cité St Sever.

Le service Moyens généraux auquel appartient le bureau de la relations aux usagers est sur le site de l’Hôtel-Dieu, situé à 7 place de la Madeleine - CS 16036 -76036 Rouen Cedex, où le poste est positionné.

Formulaire de candidature :http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/formulaire_Mobilit%C3%A9_VF_pdf_MODIFIABLE-1.pdf

Agent titulaire :  Le formulaire de candidature doit impérativement être signé par votre administration d'origine.

L'absence d'avis et/ou de signature rend la candidature irrecevable.

Agent contractuel : Le formulaire doit être complété. Pas besoin de signature de votre administration actuelle.

2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)