Vos activités principales
Sur votre poste, vous serez plus spécialement chargé de :
1) Coordonner et organiser l’activité du pôle, encadrer l’équipe chargée de l’accueil du public multi-canal :
* accueil physique général (5 demi-journées par semaine) et téléphonique de la préfecture (standard),
* accueil physique et téléphonique des DDI : DDT et DDETSPP
* gestionnaire de ressources en charge de la répartition du courrier vers les services, traitement des courriers réservés sur le logiciel maarch en partenariat avec les agents d’accueil , suivi de la tournée inter-sites par les agents du pôle, suivi du mobilier, des fournitures de bureau et du parc auto,
* gestion des plannings mensuels et établissement des tableaux d’astreintes destinés au service rh pour mise en paiement,
* administrateur local du logiciel « rdv pref » (création des profils), accompagnement des administrateurs Préfecture
* recruter, encadrer, les volontaires recrutés en mission de service civique pour la gestion du point d’accueil numérique de la préfecture,
* organiser la communication et l’information des agents du pôle
* veiller à la tenue régulière des statistiques relatif à l’accueil et au courrier en Préfecture et DDI
2) Recrutement des agents du PAS :
Collaborer avec le service RH au recrutement des agents du PAS (RQTH, service civique, contractuels) (job dating, période de mise en situation professionnelle, sélection des candidatures, membre du jury des entretiens de recrutement, suivi des départs de contractuels, alerte du service RH quant à l’opportunité de reconduire un contrat ou signaler un besoin...)
2) Gérer la flotte automobile SGC en lien avec les agents d’accueil des DDI et le chef du garage chargé du parc automobile « préfecture » :
* collaborer avec le pôle achat et finance à la programmation des achats et ventes, veiller à la mise en ligne sur le site des Domaines des véhicules à vendre,
* programmation et gestion de l’entretien du parc en lien avec les agents d’accueil des DDI (relations garage : devis, rdv révision et contrôle technique, nettoyage de la flotte),
* suivi de l’accidentologie et des contraventions,
* administrateur du logiciel o’drive pour la création/retrait d’agents, ajout/retrait de véhicules, changement de profil agent.
*suivi statistique du parc à l’aide des tableaux de suivi et du logiciel o’drive
* Veiller à la bonne utilisation des boîtes à clés O’drive
3) Démarche Qual-e-ate
Les travaux de la labellisation de la préfecture dans le cadre de la démarche Qual-e-ate ont été pilotés par le pôle performance rattaché au SG. Le PAS est étroitement associé aux travaux par l’élaboration du corpus de fiches de procédures nécessaires pour la partie « accueil » du référentiel Qual-e-ate, et de son appropriation et application par les agents d’accueil et du courrier, la participation au comité de pilotage et aux GT associant les agents du pôle.
Au-delà de cette démarche, la qualité de l’accueil repose sur le fond documentair

Management

La gestion des plannings et des suppléances constitue un enjeu majeur du poste

Permis B

Déplacements sur les sites Préfecture, DDI

Pas de télétravail possible

Temps plein

 Connaissances techniques :
 

 Avoir des compétences en informatique- bureautique : niveau maitrise

 Connaitre l'environnement professionnel : niveau maitrise

Savoir faire :

savoir manager : niveau maitrise

avoir l'esprit de synthèse : niveau maitrise

savoir travailler en équipe : niveau maitrise

savoir analyser : niveau maitrise

savoir rédiger : niveau maitrise

savoir gérer un projet : niveau maitrise

savoir-être :

Avoir le sens des relations humaines : niveau maitrise

savoir s'adapter : niveau maitrise

savoir communiquer : niveau pratique

savoir s'exprimer oralement : niveau pratique

Votre environnement professionnel

 
Activités du Secrétariat général commun

Ressources humaines et dialogue social, Action sociale, Relations avec les usagers, Budget, moyens et achats, Logistique et immobilier

 
Composition et effectifs du service

Le service est composé de trois pôles :
- le pôle Accueil et soutien (8 agents),
- le pôle Immobilier et logistique (10 agents),
- le pôle Achats et finances (8 agents)

Liaisons hiérarchiques
Placé sous l’autorité hiérarchique de la cheffe du service « financier et immobilier»

Liaisons fonctionnelles
Le corps préfectoral, les directeurs de DDI, les chefs de service de DDI et directeurs de préfecture, le service RH du SGCD, les aures pôle du SFI

Le SGC de la Charente-Maritime (concernant la mutualisation des standards ex Poitou-Charentes soir et week-ends)

Fournisseurs (La Poste, garages...)

2° de l’article L332-2 du Code général de la fonction publique