1) Secrétariat du préfet :

- Accueil physique et téléphonique (prise en charge de tous les correspondants externes et internes)

- Tenue de l’agenda du préfet (gestion du calendrier électronique, prises de rendez-vous).

- Traitement du courrier du préfet

- Organisation de réunions et suivi de la préparation des dossiers

- Organisation des visites extérieures

- Organisation des visites ministérielles pour la partie liaison avec l’hôtel Privé

- Gestion des déplacements du préfet et gestion des états de frais.

- Frappe et mise en forme des écrits du préfet (évaluations SP et directeurs, lettres au ministère, lettres de représentation, lettres de remerciements...)

Coordination de l’activité en lien avec l’hôtel privé :

- Organisation des déjeuners et des réceptions de l’hôtel privé (rédaction cartons, élaboration plan de table)

- Gestion des congés du personnel de résidence du préfet

- Comptabilité de l’hôtel privé (utilisation NEMO, tenue livre de cave, tenue registre mensuel des dépenses)

- Gestion des contrats d’extra pour l’hôtel privé.

2) Secrétariat du directeur de cabinet :

- Accueil physique et téléphonique (prise en charge de tous les correspondants externes et internes)

- Tenue de l’agenda du directeur de cabinet (gestion du calendrier électronique, prises de rendez-vous).

- Traitement du courrier du directeur de cabinet

- Organisation des visites extérieures

- Organisation de réunions et suivi de la préparation des dossiers

- gestion des congés du corps préfectoral

- Traitement des déclarations de manifestations sur la voie publique

- Comptabilité et suivi des dépenses du cabinet et du directeur de cabinet

Liens vers le formulaire unique de demande de mobilité

Pour les candidatures externes
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2023-03/Formulaire-de-mobilite-fevrier-2023.pdf

Pour les candidatures internes
http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite-2023/Formulaire_mobilite_2023.pdf

 
RIFSEEP : groupe 1

Les missions de secrétariat du préfet et du directeur de cabinet sont assurées en binôme, en veillant à assurer une parfaite coordination, et en considérant que pour assurer une présence sur une large amplitude horaire, les deux secrétaires se relaient sur une même journée, alternativement .

Disponibilité et réactivité sont attendues sur le poste ainsi qu’une discrétion absolue.

Connaître l'environnement professionnel/ niveau expert - à acquérir
Savoir s'organiser/ niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter/ niveau maîtrise - requis
Avoir des compétences en informatique -bureautique/ niveau maîtrise - requis
Savoir travailler en équipe/ niveau expert - requis
Savoir communiquer/ niveau maîtrise - requis
 

Savoir rédiger/ niveau maîtrise - requis

Savoir accueillir/ niveau maîtrise - requis
 

Avoir l'esprit de synthèse/ niveau pratique - requis
S'avoir s'exprimer oralement/ niveau maîtrise - requis

 
Aides à l'installation

Pour les fonctionnaires désirant rejoindre le département du Puy-de-dôme, une convention signée avec MANPOWER permet au conjoint ou aux enfants de rechercher un emploi.

Une autre convention permet, sous condition de disponibilité, d'obtenir un logement temporaire, le temps de rechercher un logement pérenne.

Demandez plus de précisions lors de votre contact avec la personne en charge du recrutement.

 
Article L332-2 2°