GROUPE RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

Les secrétaires du préfet ont pour principales missions :
- Accueil téléphonique ( traitement et suivi )
- Accueil physique des personnes. Un accueil particulier doit être être réservé aux élus. Les rendez-vous du Préfet et du Directeur de cabinet doivent être accueillis dès leur arrivée et invités à patienter dans le salon d’entrée ;
- Gestion des agendas du préfet et du directeur de cabinet. Les emplois du temps sont totalement pris en charge par le secrétariat qui doit faire preuve de discernement et de réactivité ;
- Gestion des déplacements ( calcul des temps de trajet en lien avec les chauffeurs, identification des lieux exacts) ;
- Gestion des mails. Aucun mail ne doit rester sans suivi ( il sera soit redirigé soit traité ). A noter que la quantité de mails reçus impose rigueur et régularité dans leur consultation ;
- Récupération et préparation des dossiers du préfet et du directeur de cabinet ( 48h avant la programmation de l’événement ). Travail relationnel très étroit avec les sous-préfectures et différents services de la préfecture et de l’État.
- Traitement du courrier du préfet et du directeur de cabinet : rédaction de réponses, envoi de différents courriers, … ;
- La gestion du circuit des parapheurs ;
- La mise à jour de diverses bases de données, liste protocolaire, liste des services déconcentrés ;
- Participation à l’organisation des visites ministérielles ;

- Participation aux réunions avec le préfet et les sous-préfets pour la gestion de l’agenda de Monsieur le préfet ;

- Planification et organisation administrative des déjeuners, dîners et réceptions. Envoi des invitations du Préfet et du Directeur de Cabinet et mise à jour des listes d’invités ( lien étroit avec le bureau de soutien des résidences préfectorales ). Le cas échéant soutien lors de cérémonies organisées à la résidence préfectorale.

Votre environnement professionnel :

 Composition et effectifs du service :

Le secrétariat particulier Préfet est composé de 2 agents

Liaisons hiérarchiques :

Directeur de Cabinet

Préfet

Liaisons fonctionnelles :

A l'intérieur de la préfecture : l'ensemble des autres services.
A l'extérieur de la préfecture : contacts quotidiens avec les services déconcentrés de l’État, cabinets ministériels,élus, mairies.

Durée attendue sur le poste : 4 à 5 ans

Vos perspectives :

Dans la perspective d’une mobilité future, vous aurez acquis une bonne connaissance du fonctionnement de la préfecture et de l’ensemble des services de l’État vous permettant ainsi d’accéder à tout poste de niveau supérieur.

Qui Contacter ?

Directeur de Cabinet : karl.terrollion@eure.gouv.fr - 02.32.78.27.03

Préfet : simon.babre@eure.gouv.fr - 02.32.78.27.02

Date limite de dépôt des candidatures : 30/05/2024

Liste des pièces requises pour déposer une candidature : CV et lettre de motivation

voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Le poste est mutualisé, il porte sur le secrétariat du Préfet et du Directeur de cabinet. Une polyvalence est indispensable.
Le poste requiert une très grande disponibilité horaire ainsi qu'une grande discrétion.
Les tâches y sont très diversifiées. Il faut être très organisé.
Le secrétariat est opérationnel de 8H30 à 19H par roulement des secrétaires se répartissant la couverture de cette amplitude horaire.
Ce poste permet d’acquérir une excellente connaissance du fonctionnement de l’administration, utile pour évoluer vers des concours et vers tout autre type de poste.

Qualités requises :
Rigueur, précision, réactivité, grande disponibilité, dynamisme, charisme, sens du contact et de la négociation, maîtrise de la communication, savoir s’exprimer oralement et à l’écrit, capacité d’adaptation aux imprévus, changements de dernière minute, sens du relationnel, capacités d’écoute et de dialogue, efficacité, courtoisie et attention, savoir travailler en équipe, savoir rédiger, bon sens, savoir être … vous permettront d’accéder à ce poste.

Compétences attendues :
Connaissances informatiques
Connaissance des ministères et de l’Administration
Connaissance de l’environnement professionnel
Connaissance protocolaire

Télétravail non compatible avec ce poste.

Le poste est éligible à l’Indemnité Temporaire de mobilité soit une prime de 8000 € pour une durée de 3 ans sur poste (versée en 3 fractions)

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques :

- Avoir des compétences en informatique/bureautique : Niveau maîtrise requis

- Connaître l’environnement professionnel : Niveau pratique à acquérir

Savoir faire :

- Savoir travailler en équipe : Niveau pratique requis

- Savoir s’organiser : Niveau maîtrise requis

- Savoir rédiger : Niveau pratique requis

- Savoir analyser : Niveau pratique requis

- Avoir l'esprit de synthèse : Niveau pratique requis

Savoir être :

- Savoir s’adapter : Niveau pratique requis

- Avoir le sens des relations humaines : Niveau maîtrise requis

- Savoir accueillir : Niveau expert requis

- Savoir s’exprimer oralement : Niveau maîtrise requis

Localisation administrative : Préfecture de l'Eure / Direction du Cabinet / Secrétariat particulier Préfet

Emploi fonctionnel : non

Autre domaine fonctionnel :

Autre emploi(s) type / Code(s) fiche de l'empli type :

Assistant de Direction / ADM005A

Titre III du livre III du code général de la fonction publique - 2° de l'article 322-2