Secrétariat particulier du sous-préfet- secrétaire administratif polyvalent

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

Rejoignez la sous-préfecture de Forcalquier pour assurer le secrétariat particulier du sous-préfet et contribuer ainsi à l’animation et au développement local de l’arrondissement de Forcalquier.

Vos missions principales seront les suivantes :

 → Secrétariat du sous-préfet : agenda, planification de réunions, accueil

superviser le déroulement protocolaire des cérémonies et des déplacements du sous-préfet, en relation avec les mairies

→ Secrétariat de direction : gestion de la messagerie fonctionnelle de la sous-préfecture, suivi de la qualité, rédaction petits courriers

assurer le suivi de l’exécution du budget de la sous-préfecture (commandes, facturation) en lien avec le service comptable de la préfecture et la gestion des articles consommables.

→ Gestion de dossiers particuliers : appliquer la réglementation funéraire (dérogations au délai légal d’inhumation/ crémation, transports de corps à l’étranger)

appuyer les chargés de mission territoriaux, notamment pour l’organisation de réunions

Vous exercez vos missions dans le respect des engagements pris par la préfecture dans le cadre de la démarche QUALI'ATE et veillez à maintenir le niveau de qualité ayant permis la labellisation.

Vous travaillez à un rythme de 38H/semaine, bénéficiant ainsi de 16 jours de RTT.

Les horaires flexibles vous permettront d’ajuster aisément votre vie professionnelle à votre vie personnelle.

Les petits + de votre environnement de travail :

- une qualité de vie dans un département de montagne frontaliers avec les Bouches-du-Rhône, le Var et les Alpes Maritimes

- encadrement de proximité des équipes logistiques, accueil et courrier ;

- planification des activités de l’équipe technique : travaux en régie, accompagnement des intervenants extérieurs, aménagements des salles de réunion, manifestations, livraisons…

Votre environnement professionnel :

La Sous-préfecture assure la représentation de l'État au sein de l’arrondissement. Ses missions sont diverses et portent sur l’application des politiques publiques : le conseil aux collectivités territoriales, l’organisation des élections municipales partielles, le suivi et la mise en œuvre des actions de l’Etat et des projets structurants. La Sous-préfecture de Forcalquier a, en outre, une compétence départementale spécifique relative aux projets photovoltaïques et autres énergies nouvelles.

 
Composition et effectifs du service : Le Sous-préfet et 8 agents : le Secrétaire général (cat A) ; 2 agents de cat A ; 3 agents de cat B ; 1 agent de cat C et 1 chauffeur/gardien.

 
Liaisons hiérarchiques : le Sous-préfet et le Secrétaire général
Liaisons fonctionnelles : La Préfecture, les services déconcentrés, les collectivités territoriales, les usagers.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Rigueur, discrétion, esprit d’équipe, réactivité, polyvalence, sens de la communication et de l’accueil.

Dans le cadre de vos fonctions, vous serez notamment amené à être en contact avec différents directeurs de services déconcentrés de l’Administration, d’élus du territoire, d’agents de la préfecture et du conducteur de la sou-préfecture ainsi que de la chargée d’intendance de la résidence.
La polyvalence des missions et la taille de la structure impliquent de faire preuve de cohésion et d’esprit d’équipe afin de soutenir ou suppléer au besoin les autres agents dans leurs attributions.

Qui contacter ?

Pour obtenir des informations sur la procédure de recrutement: sgc-recrutement@alpes-de-haute-provence.gouv.fr

Pour obtenir des informations sur le poste :

Mme DEMIGUEL, Sous-préfète : 04.92.36.77.45
M. TOMATIS, Secrétaire général : 04.92.36.77.41

Mme Carole MORELLE, directrice du secrétariat général commun départemental (SGCD): 04.92.36.72.36

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

Personnels du ministère de l'Intérieur

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite_2022/Formulaire%20mobilit%C3%A9%20avec%20PSA.docx

Personnels externes

https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

Vos compétences principales mises en œuvre :

1- Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel

niveau maîtrise requis

Avoir des compétences en informatique - bureautique

niveau maîtrise requis

Avoir des compétences budgétaires et comptables

niveau pratique requis

Avoir des compétences juridiques

niveau pratique requis

2- Savoir-faire

Savoir travailler en équipe

niveau maîtrise requis

Savoir s'organiser

niveau maîtrise requis

Savoir rédiger

niveau pratique requis

Avoir l'esprit de synthèse

niveau pratique requis

3- Savoir-être

savoir s'adapter

niveau pratique requis

avoir le sens des relations humaines

niveau pratique requis

Savoir communiquer

niveau maîtrise requis

Vos perspectives :

Évolution vers d’autres fonctions au sein de la sous-préfecture ou vers d’autres services administratifs par l’acquisition de connaissances transversales en matière de politiques publiques et du contexte local.

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Localisation administrative et géographique / Affectation : DIGNE-LES-BAINS

Sous-préfecture de Forcalquier- Place Martial Sicard, 04300 FORCALQUIER

Emploi fonctionnel (codification RMFP pour publication) :

Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant : Assistante de direction FPDIR038

https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat

Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) : FPDIR038 Assistante de direction

2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)