Groupe RIFSEEP : 2

 
Vos activités :

1. Gérer le courrier

 
• Réceptionner, trier et diffuser le courrier entre les différents services de la préfecture et les services déconcentrés ;

• Réceptionner et expédier les courriers recommandés ;

• Préparer le courrier départ ;

• Diffuser les messages reçus par Saisie par voie électronique (SVE) vers les services destinataires via l’application MAARCH ;

• Assurer la gestion de stock des enveloppes ;

• Participer à la mise en œuvre du projet de service.

 
2. Assurer l’intérim des agents d’accueil

(préfecture site St Aubin, bâtiment M de la cité administrative, DDETS - rue Papiau de la Verrie)

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers ;

• S’assurer de la sécurité du bâtiment en filtrant les entrées (contrôle d’identité et des convocations) ;

• Mettre en relation le public vers les services internes compétents ;

• Suivre les indicateurs d’activité (statistiques accueil/courrier) ;

• Tenir à jour les fiches process du bureau ;

• Harmoniser les pratiques entre les différents sites ;

• Participer à la mise en œuvre du projet de service.

 
Votre environnement professionnel :

 
Activités du service

Le secrétariat général commun de Maine et Loire est un service interministériel placé sous l’autorité du préfet. Il met en œuvre les politiques ministérielles relatives aux fonctions support et assure la gestion des moyens associés pour le compte de la Préfecture et des directions départementales interministérielles.

Il compte un effectif de 74 agents répartis dans les 4 services qui le constituent.

Le service de l’accueil, bâtiments et cadre de vie est chargé des missions logistiques, immobilières et d’information des usagers sur l'ensemble des sites concernés (préfecture, DDT, DDPP, DDCS, DDETS).

Le service de l’accueil, bâtiments et cadre de vie est chargé des missions logistiques, immobilières et d’information des usagers sur l'ensemble des sites concernés.

Le bureau accueil et service aux usagers assure les missions d’accueil physique et téléphonique et la gestion du courrier.

Composition et effectifs du service

Sous l'autorité d'un Chef de service, 25 agents sont répartis comme suit :

- le Bureau Bâtiments et Cadre de Vie est composé de 1 Chef de bureau, 2 Chefs de Pôle et 9 agents

- le Bureau de l’Accueil est composé de 1 chef de bureau et 12 agents
Liaisons hiérarchiques

Autorité hiérarchique :

Cheffe du bureau Accueil

Cheffe du service accueil, bâtiments et cadre de vie

Directrice et Directrice Adjointe du Secrétariat Général Commun

Liaisons fonctionnelles

Tous les services de l’État

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Connaissance des services de l’État et de l’organisation du département.

Poste sur périmètre interministériel nécessitant réactivité et disponibilité.

En période d’interim des agents d’accueil, présence obligatoire sur les plages d’ouverture au public.

Qui contacter ?

Cheffe du service Accueil Bâtiment et Cadre de Vie: cecile.kremer@maine-et-loire.gouv.fr -

02 41 81 80 60

Cheffe du bureau Accueil : ludivine.poche@maine-et-loire.gouv.fr

02 41 81 81 30

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2024-04/formulaire-de-mobilite-modifiable-avril-2024.pdf

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau pratique - requis

Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise - à acquérir

Connaître les techniques d’accueil : niveau maîtrise - requis

Savoir-faire

Savoir s’exprimer oralement : niveau maîtrise - requis

Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise - requis

Savoir analyser : niveau maîtrise - requis

Savoir s'organiser : (niveau maîtrise - requis)

Savoir-être

Savoir accueillir avec courtoisie : niveau maîtrise - requis

Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise - requis

Savoir s'adapter : niveau maîtrise - requis

Savoir communiquer : niveau maîtrise - requis

Etre réactif : niveau maîtrise - requis

 
Vos perspectives :

 
Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans

Localisation administrative et géographique / Affectation :

Secrétariat Général Commun

Service Accueil, Bâtiments et Cadre de Vie

Préfecture de Maine-et-Loire

Place Michel Debré

49934 Angers Cedex 9

Emploi fonctionnel (codification RMFP pour publication) :

Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant :

https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat

Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) : Gestionnaire courrier - ADM003A

Si plusieurs emploi type, temps de travail sur emploi-type 1 : 0,5

Code fiche de l’emploi-type 2 (RMFP) : Chargé d’accueil et d’information - AGF10A

Temps de travail sur emploi-type 2 : 0,5

Emploi fonctionnel (codification REMI indispensable pour la prise d’acte dans D2)

Vous trouverez le référentiel REMI sous le lien suivant :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/mgmrh/Page_mgmrh/Referentiel_des_emplois_version_2011_modifiee_12_fevrier_2015_copie.pdf

Code fiche de l’emploi type 1 (REMI) :

Si plusieurs emploi type, temps de travail sur emploi-type 1 :

Code fiche de l’emploi-type 2 (REMI):

Temps de travail sur emploi-type 2 :

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique, 2° de l’article L332-2.