Vos activités principales :

Assurer la continuité des liaisons gouvernementales, des moyens de communications et de la gestion du standard.
Mettre a jour la documentation du service.
Participer à la gestion de l’annuaire.
Traiter et acheminer les appels téléphoniques, (24H/24H et 365 jours/an), pour le compte de la préfecture et des sous-préfectures de Beaune et Montbard.
Prise en charge téléphonique des secrétariats des autorités (basculement en leur absence des communications reçues/émises dans les secrétariats particuliers).
Dans le cadre de la mutualisation régionale des standards, prise en charge, la nuit et les week-ends, du trafic téléphonique et de la messagerie de commandement, de la préfecture et des sous-préfectures des départements de la Saône et Loire, de la Nièvre et de I' Yonne .
Suite à la création du Secrétariat Général Commun, gestion des standards téléphoniques de la
Direction Départementale des Territoires et de la Direction Départementale de la Protection des
Populations, de la Direction Départementale de l'Emploi du Travail et des Solidarités. .
Assurer, la nuit et les week-ends, pour le compte des services de l’État, certains travaux spécifiques ou aléatoires exigés par des situations particulières (ex : alerte météo, envoi de communiqués de presse.…
Participer, au besoin et à la demande des autorités, à la gestion des situations de crise Ces attributions s'inscrivent dans le respect des engagements Qualipref, dont :
- un accueil téléphonique courtois et efficace ( formule d'accueil, une bonne orientation de l’usager…)

- une prise en charge des appels téléphoniques en moins de 5 sonneries

- communiquer des informations de 1er niveau et/ou orienter vers le site internet de la
préfecture.

Élaboration des tableaux de service du standard
Veiller au bon fonctionnement du standard en cas d’absence inopinée d’un ou plusieurs agents
Gestion des congés des standardistes
Calcul des vacations des standardistes relatives au travail posté ( nuit, weekend, jour férié)
Gestion des entretiens professionnels des standardistes
Participer au recrutement des agents
Commander les fournitures nécessaires à l’équipe
Échanger avec les différents services lors d’évènements particuliers pouvant impacter le standard.

Votre environnement professionnel :

Activités du service

Le secrétariat général commun assure l’ensemble des fonction supports pour la préfecture et les directions départementales interministérielles du Département de la Côté d’Or. En tant que Préfecture Chef lieu de région, le SGC21 doit assurer certaines fonctions régionales.

 
Il comprend 6 services: le service des Ressources Humaines, le service Gestion des Compétences et Qualité de Vie au Travail (QVT), le Centre de Support Partage Régional Chorus, le service Budget Achat, le service Logistique Immobilier et Services Internes, le Service Interministériel Départemental des Systèmes d’Information et de Communication.

Composition et effectifs du service

Le SIDSIC comprend 3 pôles ; le pôle support, le pôle systèmes= et le standard.

Le Standard comprend 8 personnes : la responsable de standard et 7 agents

Liaisons hiérarchiques

L’agent est placé sous l’autorité du chef du SIDSIC

Liaisons fonctionnelles

Le Secrétariat Général Commun est au service de l’ensemble des structures bénéficiaires.

Le standard entretient des relations fonctionnelles avec les services bénéficiaires et les autres services du SGC.

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques :

- Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise requis

- Connaître l’organisation et le fonctionnement des services de l’Etat : niveau maîtrise requis

- Connaître les techniques d’accueil téléphoniques : niveau maîtrise requis

- Avoir des compétences en bureautique : niveau maîtrise requis

Savoir-faire :

- Savoir analyser : niveau maîtrise requis

- Avoir l'esprit de synthèse: niveau pratique requis

- Savoir négocier : niveau maîtrise requis

- Savoir s’exprimer oralement : niveau pratique requis

- Savoir accueillir : niveau maitrise requis

Savoir-être :

- Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis

- Avoir le sens de la pédagogie :niveau maîtrise requis

- Savoir travailler en équipe : niveau maitrise requis

- Savoir travailler en autonomie : niveau maîtrise requis

- Savoir s'adapter et être réactif : niveau maîtrise requis

Vos perspectives :

Évolution vers des fonctions d'accueil plus spécifiques en relation avec les services.

Durée attendue sur le poste :

3 à 5 ans

Codes fiche emploi type :

RMFP : FPUSA001 et FPUSA003
REMI : USA002A

Comment postuler?

Le dépôt de candidature s'effectue en ligne uniquement

Le service recruteur doit être contacté en parallèle

1. Liste pièces requises :

- Formulaire de demande de mobilité/recrutement :

A remplir et à signer obligatoirement par tous les candidats titulaires de la fonction publique ou non (les non fonctionnaires sont concernés)

Attention, pour les candidats fonctionnaires : l'avis de l'autorité hiérarchique est obligatoire pour que la candidature puisse être prise en compte.

Lien vers formulaire en vigueur :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

- CV + lettre de motivation

2. Contacts du service recruteur :

 - Mme BERGET Nathalie, Directrice du Secrétariat Général Commun : 03 80 44 67 16

- M BRIOT Jean-Christophe, Chef du service Interministériel Départemental des Systèmes d’information et de Communication : 03 80 44 66 90

Conformément à l'article 4 du décret n°2018-1351 du 28 décembre 2018, le délai minimal réglementaire de publication est de 1 mois.
Aussi, le service RH se réserve le droit, en fonction de l'avancée du processus de recrutement, de suspendre l'offre avant la fin du délai de candidature indiqué dans l'offre.

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984) :

2° de l’article L332-2