Groupe RIFSEEP : 1

Sous l’autorité du chef du service logistique et immobilier hors Viotte, vous animez et encadrez une équipe de 4 agents de catégorie C, répartis au sein du pôle courrier/reprographie et du standard, dans le respect de la politique managériale du SGCD. Vous veillerez à tenir cette ligne managériale notamment dans le cadre de la communication auprès de l’équipe, de la prise de décisions et du contrôle des actions .

Vous exercerez vos missions au profit des services de la Préfecture, des deux Sous-Préfectures, des DDI et des services de l’État situés dans le Département.

 
Vous êtes, plus particulièrement, chargé(e) de :

 
Le pilotage du courrier et des flux documentaires

-Coordination de la gestion du courrier entrant et sortant, du courrier électronique (MAARCH) et des parapheurs,
- Organisation et suivi des circuits de transmission au sein des services,
- Encadrement de l’équipe dédiée et garantie de la continuité du service.

L’encadrement et la coordination des équipes et activités du pôle

- Management des agents chargés du courrier, de la reprographie et du standard,
- Organisation des activités, répartition des tâches et accompagnement des équipes,
- Gestion des absences, recrutements et suivi des entretiens professionnels.

La gestion logistique et technique des moyens matériels

- Gestion et suivi des parcs d’impression et des machines à affranchir (Préfecture et sites distants),
- Organisation des achats, gestion des stocks et des consommables,
- Réalisation d’inventaires et suivi technique des équipements,
- Supervision des opérations de maintenance et coordination des interventions techniques.

Le suivi administratif, budgétaire et contractuel

- Participation à la préparation et au suivi des marchés,
- Supervision des prestataires externes et contrôle de la conformité des prestations et commandes,
- Vérification des factures et participation à la gestion administrative et budgétaire du pôle.

Le pilotage de l’activité reprographie et de la production documentaire

- Organisation et supervision des travaux de reprographie et de façonnage,
- Conseil technique et proposition de solutions adaptées aux besoins des services,
- Conception graphique et réalisation de supports de communication,
- Contrôle de la qualité des productions et suivi de la maintenance de premier niveau des matériels.

La supervision du standard et de l’accueil téléphonique

- Coordination, organisation et suivi du standard téléphonique de la préfecture,
- Garantie de a qualité (Démarche Quali-ATE) et de la continuité de l’accueil téléphonique. 

Les missions transversales du service

- Suivi et analyse des indicateurs du SGCD,
- Gestion des parkings,
- Administration et mise à jour du site intranet,
- Participation aux démarches qualité et aux actions transversales du service.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Sens de l’organisation et de l’autonomie, discrétion et rigueur

Organisation du pôle ou présence du chef si urgence (exemple : impressions liées aux visites officielles)

Connaissance des logiciels spécifiques à la reprographie et à la conception graphique : photoshop, Indesign, CANVA, ou tout autre logiciel mis à disposition

Le chef de pôle assure ses missions dans le respect et la connaissance des engagements fixés par Quali-ATE.

Vos perspectives :

Evolution vers un poste similaire au sein de la Préfecture ou en DDI.

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Qui contacter :

Chef adjoint du service logistique et immobilier hors Viotte : 03.81.25.11.80

fabrice.locatelli@doubs.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Votre environnement professionnel

Activités du service

Le pôle Standard, courrier et reprographie fait partie du service logistique et immobilier hors Viotte, rattaché au Secrétariat Général Commun Départemental du Doubs. Il est placé sous l’autorité de la cheffe de service et de son adjointe.


Le service logistique et immobilier hors Viotte est composé de 3 pôles :

- le pôle standard, courrier et reprographie,

- le pôle achats et inventaires, 

- le pôle entretien et maintenance des locaux et des espaces verts.

Composition et effectifs du service

16 agents composent le service logistique et immobilier hors Viotte :
- Chef de service (catégorie A)
- Adjoint (catégorie B)
- Conducteur de travaux (catégorie B)
- Responsable des sites distants (catégorie B) et un agent technique sites distants (catégorie C)
- Pôle standard / courrier / reprographie : 5 agents de catégorie C
- Pôle achats / inventaires : 2 agents (1 agents de catégorie B et 1

Liaisons hiérarchiques

Cheffe du service 

Direction du SGCD 

Liaisons fonctionnelles

Membres du corps préfectoral

Les agents de la préfecture, des sous-préfecture et des sites distants des DDI

Liaison avec le CSP Viotte et les agents du SGCD (site Viotte)

Autres services de l’État

Entreprises extérieures et autres prestataires

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel/ niveau maîtrise - requis
Avoir des compétences en informatique -bureautique/ niveau maîtrise - requis
Connaître les outils d'impression et de reprographie / niveau maîtrise - requis

Connaître les techniques d'impression numérique et de graphisme  /  niveau maîtrise - req
Avoir des compétences budgétaires et comptables / niveau initié - requis

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe/ niveau maîtrise - requis
Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis
Savoir manager / niveau maîtrise - requis
Savoir faire preuve de polyvalence / niveau maîtrise - requis

Savoir-être

Savoir faire preuve de rigueur et méthode / niveau maîtrise - requis
Avoir le sens des relations humaines/ niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter/ niveau maîtrise - requis
Savoir communiquer/ niveau maîtrise - requis

Autres : maîtrise des logiciels Photoshop et Indesign, ou de l’application CANVA , ou tout autre logiciel spécifique mis à disposition

Localisation administrative et géographique / Affectation

 SGCD – Service logistique et immobilier hors Viotte – Préfecture du Doubs – 8 bis rue Charles Nodier 25000 Besançon

Domaine(s) fonctionnel(s) : FPEUSA02

Emploi fonctionnel

Chargé(e) de la coordination du courrier – ADM002A 20 %

Gestionnaire logistique des moyens matériels et opérationnels – LOG002A 60 % - FPLOG005

Technicien(ne) d’impression – LOG013A 20 % - FPLOG047

Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique et aux contractuels sous 2° de l'article L332-2 du code général de la fonction publique