RIFSEEP : 2

Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.

Personnes à contacter :

Karine KLAINE, Cheffe du service moyens généraux du SGCD : 02 21 86 24 62

Anne-Claire VINCENT, Cheffe du pôle Finances et appui administratif de Saint Malo de la DDTM : 02 90 57 40 29

Activités principales :

Accueil physique et téléphonique, courrier (60%)

 
- Gestion de l’accueil (téléphonique et physique) des usagers et partenaires de la DDTM sur son site malouin
-Information des usagers en première intention
-Ventilation des demandes auprès des services métiers
-Suivi de l’activité
-Gestion du courrier arrivé et au départ (affranchissement effectué par la Poste)
- Gestion de la boîte mail de la DML

 
Logistique (40%)

- Missions logistiques du site de la DDTM à Saint-Malo (préparation matérielle de réunions, relations avec les prestataires, entretien courant, petites réparations…) et ponctuellement interventions en appui sur d’autres sites malouins
- Suivi logistique du bâtiment principal (INFINITY) en lien avec les collègues du pôle logistique
- Gestion de la flotte de véhicules des sites de Saint-Malo (prise de rendez-vous pour révisions, réparations et contrôles techniques, suivi administratif des véhicules (factures, relevés kilométriques), en lien avec le responsable technique du parc automobile

 
Temps de travail de 37h10 par semaine.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Travail en binôme avec un agent logistique basé sur le site de la DML et qui intervient également sur les sites de St-Malo (sous-préfecture, DDETS…) et de Rennes.

 
Contraintes : présence obligatoire pendant les plages d'ouverture au public (lundi, mercredi et vendredi : 9h00-12h00 et 14h00-16h00 et mardi et jeudi : 9h00-12h00).

Le mardi et le jeudi après-midi sont dédiés aux tâches logistiques.

Nécessité de planifier les absences.

Poste de travail, PC individuel

Utilisation de voitures de service

Connaissances techniques :

- Avoir des connaissances de l’environnement institutionnel et administratif (organisation, fonctionnement et missions des services)

-Connaissance et pratique des outils informatiques (LibreOffice,messagerie,…)

- Conduite de petits travaux et maintenance courante du bâtiment et des véhicules

Savoir- faire :

- Techniques d’accueil/niveau expert

- Écouter, analyser, reformuler la demande/niveau maîtrise

- Recueillir et traiter l’information/niveau maîtrise

- Savoir travailler en équipe/niveau pratique

Savoir-être :

- Faire preuve de courtoisie et rester maître de soi/niveau maîtrise

- S’exprimer avec aisance/niveau maîtrise

- S’adapter aux différents types de public/niveau maîtrise

- Discrétion

- Polyvalence

- Autonomie

Le pôle assure les fonctions de courrier, de standard et d’accueil.

Le service des moyens généraux du SGCD 35, composé de 35 agents, assure l’ensemble des activités liées à l’immobilier, à la logistique et à l’accueil des usagers au profit des services de la préfecture d’Ille-et-Vilaine et des DDI, dont la Direction Départementale des Territoires et de la Mer (DDTM) .


La DDTM assure la mise en œuvre des politiques publiques agricoles, maritimes, environnemental, d’urbanisme, logement, risque et transport sur le territoire et le littoral de l’Ille-et-Vilaine. Le site malouin de la DDTM , Délégation à la Mer et au Littoral (DML), se compose d’une cinquantaine d’agents (...)

Composition et effectifs du service

Le service des moyens généraux est composé de 3 pôles :

- Le pôle immobilier

- Le pôle logistique (dont 5 logisticiens)

- Le pôle relations avec les usagers (dont 7 agents d’accueil polyvalents)

 
Liaisons hiérarchiques

Placé sous l’autorité hiérarchique de la cheffe de service du SGCD/SMG et sous la responsabilité de la cheffe du pôle relation avec les usagers pour les activités d’accueil et celle du chef du pôle logistique pour les activités logistiques.

Liaisons fonctionnelles

Placé sous l’autorité fonctionnelle de la cheffe du pôle Finances et Appui Administratif de Saint Malo de la DDTM 35 ou de son adjoint en charge de l’appui administratif en cas d’intérim.

Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.

Emplois type / Codes fiche de l’emploi-type :

Gestionnaire du courrier - ADM003A

Chargé d’accueil et d’information - USA002A

Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans