RIFSEEP : 2

Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.

Personnes à contacter :

Marion GRUÉ, cheffe du pôle relations avec les usagers – marion.grue@ille-et-vilaine.gouv.fr

Steve DESHAYES, adjoint à la cheffe de pôle des relations avec les usagers: steve.deshayes@ille-et-vilaine.gouv.fr

Assurer l'accueil et l'orientation des usagers et des partenaires de la DDETS d’Ille-et-Vilaine et de la DREETS Bretagne

- Accueil physique général de la DDETS et de la DREETS : accueillir les visiteurs, les prendre en charge, veiller au respect des consignes de sécurité (situation sanitaire, Vigipirate,…), renseigner le fichier de suivi sur le volume d’usagers accueillis

- Réceptionner des livraisons : accueil des livreurs et signature des bons de livraison le cas échéant

- Gérer l’accès au parking du site en garantissant l’ouverture de la barrière à distance, dans le respect des consignes (visiteurs de la DDETS et de la DREETS autorisés, professionnels intervenant sur le site,...)

- Orienter vers les services compétents en fonction de la demande

- Apporter des réponses de premier niveau et expliquer les procédures le cas échéant

- Donner l’alerte en cas d’incident

-à titre accessoire, assurer le traitement (réception/tri/distribution/affranchissement) du courrier entrant et sortant

Assurer la réception, tri et distribution du courrier de la préfecture, de l’OFII, de la DDPP, du SGAR et de la DRARI

- Traitement du courrier dont le courrier réservé

- Affranchissement du courrier et répartition par service

- Tournées de dépôt/ramassage de courriers dans différents services de la ville de Rennes (SGCD 35, SGAR, tribunal administratif, DRFiP, CMI...)

- Gestion des outils de gestion électronique des documents : Maarch, SVE...

- Alimentation des instruments de suivi (affranchissement, retour des cessions etc.)

- Gestion des boites mail fonctionnelles

 
Exercice des missions dans le respect des démarches qualité engagées par la préfecture.

Contraintes : présence obligatoire pendant les plages d'ouverture du bâtiment : 9h-12h et 14h-16h30

Déplacements vers site Préfecture et DDI avec moyens fournis par le service.

Présence nécessaire en fonction des besoins d’accueil des différents publics.

Nécessité de planifier les absences.

Contraintes horaires le matin.

Rigueur d’organisation et discrétion professionnelle.

Connaissances techniques

Avoir des connaissances de l’environnement institutionnel et administratif (organisation, fonctionnement et missions des services)

Savoir-faire

Techniques d’accueil/niveau expert

Écouter, analyser, reformuler la demande/niveau maîtrise
Réagir de façon adaptée aux situations imprévues/niveau maîtrise
Recueillir et traiter l’information/niveau maîtrise
Mettre en œuvre les techniques de communication professionnelle/niveau maîtrise

 
Savoir-être

Faire preuve de courtoisie et rester maître de soi/niveau maîtrise
Gérer des situations conflictuelles/niveau maîtrise
S’adapter aux différents types de public/niveau maîtrise
S’exprimer avec aisance/niveau maîtrise

Activités du service

Le pôle assure les fonctions de courrier, de standard et d’accueil.

Composition et effectifs du service

Le chef de pôle (cat. A) et son adjoint (cat. B)

Courrier préfecture/DDPP : 1 chef de section (cat. C) + 1 agent (cat. C) + 1 agent polyvalent (cat. C)

Standard préfecture/DDETS/DRETS: 3 opérateurs (cat. C) + 1 agent polyvalent (cat. C)

Accueil préfecture: 1 responsable (cat. C) + 2 agents polyvalents (cat. C) + 2 volontaires en service civique

Accueil DDTM : 1 agent (cat C) accueil téléphonique et physique

Accueil DML : 1 agent (cat C) accueil téléphonique et physique

Accueil DDETS : 1 agent (cat C) accueil physique

 
Liaisons hiérarchiques

Steve DESHAYES, adjoint au chef du pôle relations avec les usagers

Marion GRUÉ, cheffe du pôle relations avec les usagers

Liaisons fonctionnelles

L’ensemble des services métiers des Directions Départementales Interministérielles et de la DREETS

Les référents de proximité (DDETS, DDTM, DDPP)

Corps préfectoral et services de la préfecture, DDI, tous services de l’État, les usagers, les collectivités territoriales et acteurs privés.

.

Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.

RIME : FP2USA03 et FP2ADM07