SZPAF - Assistante d'administration générale – secrétariat zonal

RIFSEEP 2

Activités du service
Le secrétariat de la direction du service zonal de la police aux frontières Sud-Est est directement rattaché au chef du SZPAF

Composition et effectifs du service
1 agent de catégorie B (chef du secrétariat zonal) et 1 agent de catégorie C

Liaisons hiérarchiques
Le chef du SZPAF, les chefs de pôles et les servcies de la DZPN Sud-Est


Liaisons fonctionnelles
Tous les services de la SZPAF Sud-est (sens large), la DNPAF, les directions interdépartementales et départementales.

Rigueur, organisation, polyvalence, disponibilité et discrétion, réactivité, savoir rendre compte.

 
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Date limite de dépôt des candidatures : 31/12/2024

Utilisation de logiciels et outils informatiques spécifiques (GesTT – NMCI – DIALOGUE – CHORUS)

Horaires hebdomadaires : 40h30 – horaires variables donnant droit à 25 CA et 29 RTT

Liste des pièces requises pour déposer une candidature : voir le formulaire de détachement de mobilité/recrutement disponible à cette adresse :

 - Personnels du Ministère de l'Intérieur : http://ressources-humaines.interieur.adre.gouv.fr/images/Mobilite-2023/Formulaire_mobilite_2023.pdf

- Personnels externes :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minit/files/medias/documents/2023-03/Formulaire-de-mobilite-fevrier-2023.pdf

Vous êtes chargé des missions suivantes :

Activités principales

- Assurer l’accueil téléphonique et physique

- Assurer la rédaction et le suivi et l’enregistrement des notes et courriers du SZPAF

- Mise à jour des organigrammes, du plan de rappel et de l’annuaire téléphonique (externe et interne)

- Reprographie

- Gestion du courrier arrivée et départ du SZPAF (gestion logiciel ALICE)

- Archivage et classement

- transmission des documents « confidentiel défense » du Renseignement

- Suivie et gestion des boites fonctionnelles dédiées au SZPAF,

- Traiter les contraventions des véhicules administratifs du SZPAF

- Réservation de la salle de réunion

- Traiter les réservations de train, d’hôtel pour le personnel du SZPAF sur le logiciel CHORUS et assurer le remboursement des frais de missions

- gestion des dossiers administratifs des agents du service sur le logiciel DIALOGUE

- assurer la gestion de proximité RH du service (arrêt maladie, notification arrêté…)

- assurer la gestion des formations pour les agents du SZPAF (transmission appel d’offre, inscription, convocation et suivi)

- traitement des demandes de passeports de service

- travailler en liaison avec les autres services de la SZPAF et de la DZPN SUD-EST

Vos activités ponctuelles

 Assurer l’intérim du chef du Secrétariat Zonal lors de ses périodes de congés/stages :

 - Gérer la NMCI du secrétariat

- Assurer la tenue et la gestion de l’agenda du chef de service

- Organisation des déplacements (restaurant, hôtel, chauffeur si besoin….) du chef du SZPAF

- Gestion d’événements (cérémonie, déjeuners de travail…)

- Prendre en charge la gestion logistique du service zonal

- assurer le prévisionnel des congés des chefs de services

Assistante d’administration générale –  secrétariat zonal

 Secrétaire – Assistante - FP2ADM04

La bonne connaissance du fonctionnement d’un service de police ainsi que les compétences acquises et déployées sur ce poste permettront au titulaire d’occuper d’autres fonctions au sein des différents périmètres du ministère de l’intérieur et faciliteront la préparation aux examens professionnels et concours internes.

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Localisation administrative et géographique / Affectation

SERVICE ZONAL DE LA POLICE AUX FRONTIERES

215 RUE ANDRE PHILIP

69003 LYON

2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4