GROUPE RIFSEEP 2

NBI : 15 points

Vos activités principales

Le poste s’inscrit dans un schéma de réorganisation du SGCD visant à assurer la coordination des fonctions immobilières, logistiques, commande publique et accompagnement du cadre de vie des 600 agents composant l’administration territoriale de l’État dans l’Eure et des membres du corps préfectoral.

L’adjoint au chef de service en charge des prestations générales organise et supervise les fonctions liées aux achats, à l’accueil du public, à la logistique et à la gestion des résidences. Il est appuyé par un cadre A, chargé de la fonction achat et de 3 chefs de pôle de catégorie B qui assurent l’encadrement de 23 collaborateurs de catégorie B et C.

Il doit être capable de porter des projets de transformation, de contribuer à l’organisation d’évènements, d’offrir un accueil et une réponse personnalisés, de communiquer et d’être réactif et à l’écoute des demandes.


Activités standard du poste dans les domaines suivants :

Achats courants et immobiliers :
évaluer les besoins, les quantifier et négocier les moyens financiers nécessaires ;
proposer une stratégie d’achat sur l’ensemble du périmètre SGCD;
contrôler la mise en œuvre des procédures et outils de la commande publique ;
piloter les éléments clés des dossiers de consultation en concertation avec les prescripteurs
organiser l’interface avec les services utilisateurs pour l’élaboration des documents techniques en lien avec les prescripteurs ;
contribuer et contrôler la rédaction des pièces de consultation ;
superviser la gestion de toutes les phases de passation jusqu’à la notification en relation avec les services ;
assurer la phase de suivi en relation avec le service prescripteur ;
assurer une fonction de conseil aux services pour les achats ;
programmer et suivre un budget annuel et pluriannuel ;
superviser toutes les demandes d’achats et les constations de service fait initiés dans "Chorus Formulaires".

Accueil et Logistique

piloter la relation multicanale à l’usager (physique, téléphone, courrier, courriel) ;
mettre en œuvre les moyens nécessaires selon les flux pour assurer la fiabilité et la qualité des réponses aux usagers ;
proposer et mettre en place un dispositif d’accompagnement au changement dans le cadre des projets de déménagement ;
gérer les espaces de travail : planification des opérations, diagnostic, exécution, suivi et coordination avec les prestataires de l’entretien des bâtiments ;
superviser le suivi de l’inventaire des biens matériels et mobilier et des stocks ;
gérer les relations avec les services sur la qualité des prestations servies ;
mettre en place et suivre un plan pluriannuel de développement durable ;
superviser la mise en œuvre et piloter la sécurité des équipements et des bâtiments;
garantir la sécurité des personnes, équipements, véhicules et des bâtiments ;
superviser l’appui du service à l’organisation des évènements.

Le secrétariat général commun départemental est chargé d’assurer la gestion des missions et fonctions supports pour la préfecture et les directions départementales interministérielles, dans le cadre d’un contrat de service.

Le titulaire du poste est placé sous l’autorité du chef de service des prestations générales et immobilières.

Ce service composé de 37 agents est encadré par :
1 chef de service (cat. A+),
1 adjoint (cat. A), chargé des prestations immobilières
1 adjoint (cat. A), chargé des prestations générales.

Liaisons fonctionnelles :
Les services de Préfecture de l’Eure, le corps préfectoral

 Attendus sur le poste :

Connaissances techniques
 
Connaître le droit public et le statut des agents publics
Connaître l’organisation des services de l’État
Maitriser les outils de veille juridique
Connaitre les techniques de médiation et d’écoute

 
Savoir-faire
Savoir rechercher, analyser et restituer
Savoir concevoir, formaliser et adapter des procédures
et mettre en forme
Savoir respecter les échéances et prioriser
Savoir former et conseiller
Savoir répondre aux urgences

Savoir-être
Etre rigoureux et fiable
Etre réactif
Etre objectif
Sens relationnel
Sens de l’organisation

Activités transversales du poste :

entretien et évaluation des agents encadrés ;
participation au recrutement de l’équipe ;
organiser le travail et le fonctionnement des pôles et de la cellule achat ;
rédaction de notes et de procédures internes ;
participation aux réunions du service et en représentation du chef de service ou de la direction ;
participation et contribution aux réunions de travail avec les groupes techniques constitués pour le suivi des travaux immobiliers ;
tenue d’un tableau de bord de suivi des demandes ;
reporting à la hiérarchie sur son activité.

Titre III du livre III du code général de la fonction publique - 2° de l'article 322-2