Sous l’autorité de la cheffe de bureau :

- Participer à l’organisation du service, notamment à la mise à jour des fiches de procédure et à l’élaboration de statistiques relatives à l’activité

- Assurer l’intérim de la cheffe de bureau en son absence, encadrement de proximité d’une équipe de 3 agents

Coordination et suivi des dossiers journaliers du préfet (0,6 ETPT)
- Assurer le suivi, la préparation, la mise à jour et l’envoi aux partenaires du tableau de bord de suivi des dossiers à préparer pour le corps préfectoral et les services déconcentrés ;

- Participer à la rédaction de projets de discours et d’éléments de langage pour les déplacements et les évènements inscrits à l’agenda de l’autorité préfectorale ;

Pilotage de la section affaires politiques du cabinet (0,4 ETPT)

 - Organisation et coordination des visites ministérielles, en lien avec le directeur de cabinet et le chef de bureau ; actualisation hebdomadaire du SEDEM (Système d'enregistrement des déplacements ministériels) ;

- Suivi des élections, en lien avec la cheffe de bureau : prévisions, suivi du déroulement des scrutins, saisine des résultats, organisation des soirées électorales ;

- Suivi des exécutifs locaux (assemblées, délibérations des collectivités, gestion des démissions et honorariat des élus), mise à jour du répertoire national des élus , veille de l’actualité socio-politique du département, référent local de la Haute Autorité de Transparence pour la Vie Publique pour toute demande de consultation des déclarations de situation patrimoniale des élus ;

- Actualisation du dossier territorial et des fiches relatives aux élus et aux personnalités locales ; constitution de tout élément biographique ou de contexte utiles sur le département et la vie locale, mise à jour de listes protocolaires ;

- Suivi des commissions de contrôle des listes électorales de l’arrondissement chef-lieu ;

- Réponses à des interventions diverses

Personne à contacter :

M. Jérôme MALET

Directeur de cabinet du Préfet

pref-secretariat-prefet@puy-de-dome.gouv.fr

04 73 98 63 02

ou

04 73 98 63 04

Groupe RIFSEEP 1

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Disponibilité liée aux événements et à l'actualité. Intérêt pour l’actualité du département. Réactivité et discrétion.

Astreintes possibles mais non contraintes.

Votre environnement professionnel

Activités du service
Le bureau de la représentation de l’État gère les interventions, les distinctions honorifiques, les cérémonies officielles, les permanences départementales et assure le suivi du schéma départemental des gens du voyage.

Composition et effectifs du service
Le bureau est composé de 5 personnes :

- chef de bureau cat. A

- adjoint cat. B

- 1 chef de section cat. B

- 2 agents cat. C

 
Liaisons hiérarchiques
La cheffe du bureau de la représentation de l’État (n+1), le directeur de cabinet (n+2)

 
Liaisons fonctionnelles
Directions de la préfecture / membres du corps préfectoral / parlementaires et élus / services déconcentrés de l’État / particuliers et acteurs institutionnels du département

Connaissances techniques
 

Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise _ requis

Avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau maîtrise-requis

Avoir des compétences juridiques / niveau pratique - requis

Savoir-faire

Savoir gérer un projet / niveau pratique /requis

Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis 

Savoir analyser /niveau maîtrise - requis

Avoir l'esprit de synthèse /niveau maîtrise - requis

Savoir négocier / niveau maîtrise - requis

 Savoir-être

 Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis

 Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise -requis

 Savoir accueillir / niveau maîtrise-requis

 Savoir communiquer / niveau pratique -requis

Aides à l'installation

Pour les fonctionnaires désirant rejoindre le département du Puy-de-dôme, une convention signée avec MANPOWER permet au conjoint ou aux enfants de rechercher un emploi.

Une autre convention permet, sous condition de disponibilité, d'obtenir un logement temporaire, le temps de rechercher un logement pérenne.

Demandez plus de précisions lors de votre contact avec la personne en charge du recrutement.

2° de l’article L332-2 DU CGFP