GROUPE RIFSEEP : 2

Emploi type :Assistante/assistant de direction ADM005A
RIME FP2ADM04 / RMFP ERDIR022

 Vos activités principales :

● gestion du courrier et des parapheurs  : enregistrement et traçabilité, tri, ventilation, suivi, tenue du chrono
● exécution des fonctions de secrétariat, pour le compte des deux pôles du SGARE et du service transversal du SGARE :
- mise en forme de documents, mise à la signature, envoi aux destinataires
- accueil physique et téléphonique
- intérim du secrétariat particulier du SGARE et des SGARE adjoints
- commandes au service de reprographie de la préfecture
● « assist » Chorus DT pour tous les agents du SGARE : saisie et validation des ordres de mission et des états de frais sur chorus DT
● appui administratif et logistique
- suivi du circuit parapheur, enregistrement des arrêtés
- tenue de l’inventaire du stock de fournitures
- appui ponctuel au service de la Coordination
- participation aux opérations d’archivage des pôles du SGARE
- organisation de réunions

Votre environnement professionnel

Activités du service :

Le SGARE (effectif de 80 agents) assiste la Préfète de région dans l'exercice de ses compétences : il assure l’animation et la coordination des politiques publiques en région ainsi que le pilotage et la gestion de moyens propres et mutualisés.

Le Service Affaires Administratives et Appui (SAAA) du SGARE est composé de trois entités : le bureau des interventions administratives et juridiques, le bureau de la coordination régionale et le pôle secrétariat.
Le pôle secrétariat intégré au SAAA assure d’une part les fonctions de secrétariat particulier du SGARE et des deux SGARE adjoints (tenue d’agenda, organisation de réunions et de déplacements, accueil et appui logistique), et d’autre part les fonctions de secrétariat commun à tout le service du SGARE (gestion du courrier, fonction de secrétariat, appui administratif et logistique, gestion des déplacements...).

Composition et effectifs du service :

- un chef de service
- bureau de la coordination régionale : 1A + 2B + 1 apprenti
- bureau des interventions administratives et juridiques : 2A, +1B
- pôle secrétariat : 1B, 3C

Liaisons hiérarchiques :

Chef du service des affaires administratives et de l'appui
SGARE Adjoints et SGARE

Liaisons fonctionnelles :

Directeurs-trices de plateformes régionales,
Chargé-es de mission du SGARE
Directeurs-trices régionaux
Préfectures de départements

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique -bureautique

/ niveau pratique - requis

Connaître l'environnement professionnel

/ niveau maîtrise - à acquérir

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe

/ niveau maîtrise - requis

Savoir rédiger

/ niveau pratique - requis

Savoir s'organiser

/ niveau pratique - requis

Savoir être

Avoir le sens des relations humaines

/ niveau maîtrise - requis

Savoir s'adapter

/ niveau maîtrise - requis

Savoir accueillir

/ niveau maîtrise - requis

Savoir communiquer

/ niveau pratique - requis

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Vos perspectives :

Ce poste de par son positionnement transversal et la vision globale des politiques publiques menées par l’État dans la région permet de mener une excellente préparation aux examens professionnels et concours internes.

De même les contacts que vous aurez instaurés avec les agents du SGARE et les directions régionales seront un atout pour vos futurs postes en préfecture ou en interministériel

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Capacité à travailler en équipe (trinôme), dans un contexte territorial interministériel et évolutif

Réactivité, organisation, discrétion et disponibilité.

Qui contacter ?

- Muriel BERNAL-RIZZA, , chef du service des affaires administratives et de l’appui - muriel.bernal-rizza@grand-est.gouv.fr - 03 88 21 60 11

- Joanna GROSS, adjointe au chef du bureau des interventions administratives et juridiques - joanna.gross@grand-est.gouv.fr - 03 88 21 60 10

Liste des pièces requises pour déposer une candidature: Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

Personnels du ministère de l'Intérieur

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/annexe_I_-_Formulaire_de_demande_de_mobilit%C3%A9.docx

Personnels externes

https://www.interieur.gouv.fr/content/download/128790/1027209/file/formulaire_de_demande_de_mobilite.docx

Localisation administrative : 

Préfecture de Région - Secrétariat Général pour les Affaires Régionales et Européennes (SGARE)
Secrétariat commun – 5, place de la République - 67073 STRASBOURG CEDEX

Fondement de la loi n°84-16 du 11 janvier 1984, 2 de l'article 4.