Groupe RIFSEEP 1

Emploi(s) type : Assistant de direction / ADM005A

Localisation géographique

Secrétariat particulier de M. le Préfet - Préfecture de la Marne 1, rue de Jessaint – CS 50431 51036 Châlons-en-Champagne Cedex

Vos activités principales

 - Point de contact entre le Préfet et l’ensemble de ses interlocuteurs (relations internes et extérieures),

- Travaille en collaboration très étroite avec la chefferie de cabinet et le service de la coordination interministérielle dans le suivi des dossiers et des sollicitations,

- Est responsable de l’accueil physique et téléphonique du secrétariat du Préfet - filtre les appels,

- Gère l’agenda et programme les réunions, les audiences et les rendez-vous du Préfet,

- Participe aux réunions agenda et se coordonne avec les secrétariats de la direction de cabinet et du secrétariat général mais aussi des sous-préfectures,

- Assure la gestion du courrier et suit la correspondance personnelle du Préfet (papier et électronique),

- S’assure de la bonne réception des dossiers du Préfet,

- En lien avec la cheffe de cabinet, s’assure de la bonne coordination des services et de la bonne circulation de l’information pour ce qui relève de l’agenda du Préfet,

- Organise les déplacements du Préfet en lien avec le chef de garage,

- Traite les demandes et requêtes de manière appropriée, en fonction des priorités du Préfet,

- Conçoit et tient un système de classement et d’archivage de bureau,

- Travaille en lien étroit avec l’intendance de la résidence préfectorale (réception, menu, plan de table, etc.)

- Suivi d’un budget dédié (carte achats, saisie dans Chorus DT)

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Qui contacter :Le secrétariat particulier de M. le Préfet : 03 26 26 10 21
La chefferie de cabinet – Mme Stéphanie Le Gagne : stephanie.le-gagne@marne.gouv.fr / 03 26 26 11 90

Spécificités du poste

Très grande discrétion et réactivité éprouvée

Disponibilité et adaptabilité

 
Contraintes horaires sur des plages fixes (8h-12h / 14h-18h)

38h30 hebdomadaires (27 CA + 2 jours de fractionnement + 18 RTT)

En cas d’absence de l’assistant(e) du (ou de la) secrétaire général(e) ou de l’assistant(e) du directeur(trice) de Cabinet, vous êtes amené(e) à assurer leur suppléance.

Les candidatures (titulaires et contractuels) doivent obligatoirement être déposées depuis l’espace candidat accompagnées du formulaire de demande de mobilité du ministère de l’intérieur disponible ci-dessous :

- lien pour les candidats internes : http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite-2023/Formulaire_mobilite_2023.pdf
- lien pour les candidats externes : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2023-03/Formulaire-de-mobilite-fevrier-2023.pdf

Votre environnement professionnel

Activités du service

 Représentation de l’État sur le territoire national au niveau départemental, anime et coordonne la mise en œuvre des politiques publiques

Composition et effectifs du service

Le préfet

Liaisons hiérarchiques

Monsieur le Préfet

Liaisons fonctionnelles

Cheffe de Cabinet

Chargée de mission coordination et pilotage

L’assistant(e) du Préfet est amené(e) à travailler également avec :

Tous les services de l’administration centrale

Tous les services déconcentrés

La préfecture de région et d’autres préfectures de département

Les directeurs et chefs de services de la préfecture

Les collectivités territoriales (communes, conseil régional, conseil départemental)

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels conformément au titre III du livre III du code général de la fonction publique et notamment le 2° de l'article L332.2