Vos activités principales

L’adjoint (e) seconde le chef de section, sous l’autorité de la cheffe du service de la correspondance et de son adjointe, dans la gestion de l'ensemble des correspondances adressées au ministre, au ministre délégué et au secrétaire d’Etat auprès du ministre par les particuliers, les associations, les correspondants institutionnels (préfets, organisations syndicales…), les anciens élus, les membres des cabinets ministériels et toute personne dont la correspondance reçue ne relève pas des deux autres sections du service (section des affaires réservées et de l’analyse du courrier, section correspondance des élus et des ministres).

L’adjoint(e) au chef de la section :

- s'assure du bon déroulement des procédures relatives aux interventions, aux flux des arrivées des courriers et des réponses apportées ;

-veille aux délais de traitement des courriers, notamment ceux signalés par les cabinets, et à la maîtrise du stock de courriers parvenus à la section ;

-co-pilote l’activité de la section et participe à la réflexion sur les indicateurs d’activité et de performance ;

- consulte les services concernés ;

- valide les choix proposés résultant de l’instruction des courriers: réponses directes ou transmission à l'autorité compétente ;

- vérifie la fiabilité de l'ensemble des éléments des dossiers : qualité formelle et contenu en opportunité, avant transmission aux autorités concernées ;

- assiste si nécessaire ses collaborateurs pour les dossiers complexes ;

- il anime une équipe de 19 agents (11 rédacteurs de catégorie B et 8 gestionnaires de catégorie C) : participation aux recrutements auprès du chef de service et de son adjoint, capacité à formuler des propositions d’évolutions organisationnelles afin de simplifier et fiabiliser les procédures, attention à la cohésion de l’équipe;

- accompagne ses collaborateurs dans l’exercice de leurs missions ;

- participe à l’accompagnement au changement des équipes, notamment dans le cadre des projets de modernisation des circuits courrier (mise en place, au sein du bureau des cabinets, de l’outil MAARCH de suivi des courriers, devant être déployé courant 2025 ; dans ce cadre, il pourra être conduit à proposer de nouveaux process de traitement des courriers).

Spécificités du poste

Ce poste comporte un aspect managérial et relationnel important, au regard des interlocuteurs tant en interne qu’à l’extérieur du ministère.

Discrétion, disponibilité et réactivité. Astreintes à assurer certains week-end dans l’année.

Vos perspectives

L’expertise technique demandée sur des sujets variés, alliée au pilotage d’une équipe (savoir motiver, mettre en œuvre des qualités relationnelles, et participer à la modernisation et l’amélioration des process) sont des compétences qui pourront être valorisées sur de futurs postes d’encadrement ainsi que dans le cadre de la préparation au principalat.

Expérience à valoriser sous les aspects
-management d'une équipe
-connaissance approfondie du ministère, des politiques publiques -réactivité face aux multiples demandes du cabinet.

Composition et effectifs du service

Le service de la correspondance est composé de 61 agents dont la cheffe de service, attachée principale, et son adjointe, attachée principale, et 5 attachés, 23 secrétaires administratifs et 31 adjoints administratifs.

Liaisons hiérarchiques

Chef de section, attaché principal d'administration

Adjointe à la cheffe du service de la correspondance, attachée principale

Cheffe du service de la correspondance, attachée principale

Adjoint au chef de bureau, attaché principal

Chef du bureau des cabinets, conseiller d'administration

Liaisons fonctionnelles

Autres sections du BDC, directions d’administration centrale, préfectures

Vos compétences principales mises en œuvre

 
Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique : niveau maîtrise requis

Connaître l’environnement professionnel : niveau maîtrise requis

Avoir des compétences juridiques : niveau pratique requis  

Autre : Bonne culture générale, goût pour l’actualité

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis

Savoir analyser : niveau maîtrise requis

Avoir l’esprit de synthèse: niveau maîtrise requis

Savoir rédiger : niveau maîtrise requis  

Savoir-être

Savoir s’adapter : niveau maitrise requis

Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis 

Savoir communiquer: niveau maitrise requis

Savoir s’exprimer oralement : niveau maîtrise requis

Activités du service

Le bureau des cabinets est en charge du soutien du fonctionnement des cabinets du ministre, du ministre délégué et du secrétaire d’Etat auprès du ministre :

- il est chargé de la logistique, du protocole et de l’événementiel : installation du cabinet, réceptions, cérémonies publiques et privées, grandes rencontres internationales, déplacements des ministres ;

- il prépare et assure le suivi budgétaire des cabinets et du bureau des cabinets dans le cadre de la LOLF et assure les fonctions de régisseur d'avances et de recettes des cabinets ;

- il assure la sécurité des réseaux pour le compte des cabinets (rôle de RSSI) en liaison avec la DTNUM et assure la maintenance du parc informatique ainsi que celle du suivi des applications spécifiques du cabinet ;

- il assure le suivi de l'activité normative du ministère et participe à l'élaboration du programme du Gouvernement en lien avec le SGG ;

- il prépare les promotions dans l’Ordre national du mérite, la Légion d’honneur et la médaille de la sécurité intérieure ;

- il gère l'ensemble des correspondances adressées aux ministres par les élus, les particuliers, les associations et les autres ministres, en liaison avec les directions compétentes du ministère ;

- il pilote le courrier central, qui constitue le bureau de poste des services centraux du ministère (100 000 plis mensuel à l'arrivée et au départ) en liaison avec la Poste ;

- il assure une analyse fine du traitement du courrier avant enregistrement et traitement par les membres des cabinets ou par les sections de la correspondance ;

- il est chargé de la pré-gestion RH des personnels du BDC, des membres du cabinet du ministre de l’intérieur, et le cas échéant, du/des cabinets rattachés (soit environ 287 agents).

- il est chargé de mener, pour les ministres, l’exercice des vœux.

Code RMFP: ERUSA009

Le télétravail est possible sous réserve des nécessités de service.

Durée attendue sur le poste: 3 ans

Groupe RIFSEEP: 3

2° de l’article L332-2 du code général de la fonction publique (2° de l’article 4 de la loi n°84-16 du 11 janvier 1984)