Vos activités principales

 
Missions en lien avec l’accueil :

 - Veiller à garantir l’accueil des usagers dans le respect des démarches qualité ;

- Suppléance accueil en cas de besoin ;

- Apporter un appui aux agents en cas de conflit ;

- Gestion des tableaux de bord du service (indicateurs, suivi journalier etc.) ;

- Mise à jour des supports d’information à destination des usagers et des agents.

  Missions en lien avec le traitement des courriers et courriels :

- Assurer le suivi des courriels (transmission aux services concernés, mise à jour du tableau de suivi) ;

- Assurer le suivi des circulaires ;

- Assurer, en lien avec les agents de la mission courrier, le suivi du courrier réservé et des courriers SVE via l’application MAARCH ;

- Suppléance du courrier.

Missions en lien avec la qualité :

 
- Suivi des indicateurs qualité ;

- Suivi de la mise à jour des documents ;

- Suivi des actions ;

- Réalisation d’enquêtes ;

- Suivi de la démarche qualité.

Pilotage

 
- Suppléance en cas d’absence du responsable de pôle et de son adjoint(e).

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Pôle répartit sur deux sites : Préfecture et Providence.

 
Contraintes horaires liées aux horaires d’accueil du public et aux exigences de traitement du courrier entrant et de la transmission du courrier réservé.

 
Assurer le lien avec le Pôle Immobilier et Moyens généraux pour signaler toutes pannes intervenant sur le matériel installé dans le hall d’accueil.

En tant que contributeur de la démarche qualité, vous mettez activement en œuvre les engagements qui vous concernent au sein du référentiel qualité en lien avec votre référent de bureau.

La préfecture est engagée dans une démarche d’éco-responsabilité, notamment par le tri des déchets qu’il vous appartient de respecter conformément aux procédures.

Votre environnement professionnel

 
Activités du service

Le secrétariat général commun départemental de la Vienne (SGCD) assure pour l’ensemble des directions de préfecture et de directions départementales interministérielles (DDI) les fonctions support inhérentes à la gestion des ressources humaines, à la gouvernance budgétaire, à la performance, à l’immobilier et aux moyens généraux, aux fonctions d’accueil ainsi qu’aux systèmes d’information et de communication.

Les missions du Pôle Accueils Qualité consistent :

- à assurer le lien entre les usagers et l’administration ;

- à accueillir et orienter les usagers des services de la Préfecture et des Directions départementales du département de la Vienne (accueil physique, téléphonique, courrier, courriel, accompagnement aux démarches en ligne) ;

- à assurer l’animation des différentes démarches qualité (Quali-ATE, SP+) ;

- à assurer l’animation de la communication interne auprès des agents de l’ATE à travers des actions événementielles, le site intranet etc.s).

Composition et effectifs du service

- 10 agents : 2 A, 2 B (dont le présent poste) et 6 C.

Liaisons hiérarchiques

- le responsable du pôle Accueils Qualité ;

- l’adjoint(e) au responsable du Pôle Accueils Qualité

- la directrice du secrétariat général commun et son adjointe.

Liaisons fonctionnelles

Tous les services de la Préfecture, sous Préfecture, Services déconcentrés, partenaires extérieurs.

GROUPE RIFSEEP : 2

Durée attendue sur le poste : 3 à 5  ans

Vos perspectives :

Ce poste vous permettra, d’acquérir une connaissance et une analyse réglementaire, de développer des compétences informatiques, de la polyvalence et de la réactivité,

Il vous permettra d’accéder à un poste d’encadrement et/ou d’instruction.

Pour candidater, veuillez transmettre les éléments suivants :

CV

LETTRE DE MOTIVATION

FORMULAIRE DE MOBILITÉ (obligatoire même pour les contractuels)

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Hugues RIFFARD : responsable du Pôle Accueils

2° de l'article L332-2 du Code général de la fonction publique