Groupe RIFSEEP : 2

 
Vos activités principales :

- Gestion et suivi du budget de fonctionnement de la sous-préfecture et de la résidence : demandes de devis, validation des commandes, enregistrements dans « Chorus Formulaire », vérification des services faits et saisie dans l’outil dédié « Chorus Formulaire », vérifications avec le SGCD et établissement de points mensuels et de rapports de fin de gestion, conservation des pièces.

- Gestion et suivi des stocks de fournitures

- Suivi des travaux en lien avec le SGCD

- Constitution et suivi de l’inventaire de la sous-préfecture.

 
En binôme avec le secrétariat particulier du sous-préfet et de la secrétaire générale, notamment en l’absence du titulaire du poste : participation à la tenue et l’organisation des agendas, accueil téléphonique et physique, traitement des déplacements (moyens de transports, réservations d’hôtels) sous « Chorus DT » ; gestion de la réservation des différentes ressources (salles de réunions, véhicule , contrôle de l’établissement des dossiers en vue des réunions, impression des courriers réservés du logiciel March pour transmission à la Secrétaire Générale puis à la Sous-Préfète pour instruction et orientation vers les services; traitement des dossiers ponctuels confiés par la Sous-Préfète et la Secrétaire Générale ; rédaction de courriers et constitution de dossiers en lien avec les services.

 
Votre environnement professionnel :

Activités du service : Sous-préfecture de Lorient, secrétariat général
Composition et effectifs du service : Le secrétariat général comprend le pôle des agents techniques (2 agents de catégorie C), 2 agents administratifs de catégorie B et un chauffeur
Liaisons hiérarchiques : La Sous-Préfète de Lorient et la Secrétaire Générale de la sous-préfecture
Liaisons fonctionnelles : Préfecture, sous-préfectures, services de l’État, collectivités territoriales

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions : Dates de congés encadrés et très forte disponibilité requise pour s’adapter aux contraintes du service. Forte réactivité et qualités d’organisation et de rigueur nécessaires. Confidentialité et diplomatie requises.

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique niveau maîtrise requis

Connaître l'environnement professionnel niveau expert requis

Savoir rédiger

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis

Savoir s'organiser niveau expert requis

Savoir rédiger niveau maîtrise requis

Savoir-être

avoir le sens des relations humaines niveau expert requis

savoir s'adapter niveau expert requis

savoir accueillir niveau expert requis

Qui contacter ? Indiquer les coordonnées ou adresse mail des personnes à contacter

Mme Florence BESSY, Sous-Préfète de Lorient (02 97 84 40 10) / florence.bessy@morbihan.gouv.fr

Mme Catherine DUVAL, Secrétaire Générale (02 97 84 40 02) / catherine.duval@morbihan.gouv.fr

Vos perspectives : Le poste offre une valorisation de l’expérience dans le domaine de la polyvalence et dans le développement d’une technicité particulière, permettant ainsi d’évoluer vers d’autres familles d’emploi et/ou de responsabilités.

2° de l’article L332-2