Vos activités principales

·Encadrer l'équipe des personnels en service à la résidence du préfet et dans les résidences des sous-préfets affectés à Toulon ; encadrer les personnes intervenant ponctuellement lors des réceptions

Diriger, gérer et coordonner les activités des agents de service de la résidence du préfet : répartir les tâches, gérer les plannings.

Pilotage et animation de l'équipe constituée des personnels des résidences des sous-préfets situées à Toulon

·Gestion de la résidence du préfet

Superviser l’entretien général de la résidence (propreté, maintenance, organisation)

Coordonner les travaux de maintenance (plomberie, électricité, petits travaux, etc.)

Veiller à la sécurité de la résidence (gestion des accès, coordination avec les services de sécurité)

·Organisation des événements officiels ou réceptions

Préparation des réceptions : organiser la logistique, préparer les espaces pour les réceptions officielles, assurer une présentation irréprochable des espaces de réception), réaliser les plans de table (en lien avec le cabinet et/ou le Préfet)

Tenue des fiches d’emploi des frais de représentation

Accueil et Service

Les réceptions peuvent avoir lieu à la préfecture, dans les résidences des sous-préfets ou, ponctuellement, dans d’autres lieux (cérémonies, commémorations, voyages officiels).

·Gestion administrative et logistique

Assurer un suivi financier rigoureux des dépenses pour assurer un strict respect des enveloppes budgétaires allouées : faire établir des devis avant toutes dépenses importantes et passation des commandes auprès des fournisseurs par la suite ; coordination avec le service interministériel budget et achats du SGCD.

Gestion des stocks, tenue à jour des inventaires, suivi des fournisseurs

Votre environnement professionnel

Activités du service :

Le service, directement rattaché au préfet, a pour objectif de gérer toutes les activités des résidences de l'hôtel de la préfecture et d'organiser les réceptions, tant pour la préfecture que pour éventuellement les deux sous-préfectures.

Composition et effectifs du service :

Résidence du préfet : 4

Résidences du corps préfectoral  : 1 chez Directeur de Cabinet, 1 chez Secrétaire Général, 1 chez Sous-Préfet chargé de mission.

Liaisons hiérarchiques :

Le Préfet (et/ou son conjoint) et le Directeur de Cabinet

Liaisons fonctionnelles :

Cabinet

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

·Savoirs faire

- compétence en organisation et rigueur dans la gestion des tâches

- sens aigu du service et des usages protocolaires

- maîtrise des outils informatiques

- connaissance des règles protocolaires et des usages dans un cadre institutionnel

- connaissances budgétaires et comptables

- capacité d’innovation, créativité

·Savoirs être

- discrétion absolue et respect de la confidentialité

- loyauté

- autonomie et fiabilité

- réactivité, adaptabilité et capacité à anticiper les besoins

- excellente présentation, aisance, discrétion

- qualités managériales et relationnelles, capacité à gérer le stress et le conflit

·Temps de travail

Vous exercez vos missions à temps plein à hauteur de 38h30 hebdomadaires.

Contraintes horaires (heures parfois tardives) et présence éventuelle les week-ends et parfois les jours fériés pour nécessité de service

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

- Lien vers le formulaire de mobilité :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Connaissances techniques :

Connaitre l'environnement professionnel  - niveau pratique - requis

Avoir des compétences budgétaires et comptables - niveau maîtrise - requis

Avoir des compétences en informatique bureautique - niveau pratique- requis

Savoir-faire :

Savoir s'organiser - niveau pratique - requis

Savoir travailler en équipe - niveau maîtrise - requis

Savoir manager - niveau maîtrise - requis

Savoir-être :

Savoir s'adapter - niveau maîtrise - requis

Savoir accueillir - niveau maîtrise - requis

Savoir s'exprimer oralement - niveau pratique - requis
 

RIFSEEP : 1

Emploi-type : LITO73A

Localisation : Préfecture du Var, Toulon

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique : 2° de l'article L332-2