Groupe RIFSEEP : 2 de la catégorie C

Vos activités principales

 
La Préfecture de Haute-Loire offre un accueil aux usagers et ainsi un accès simplifié et physique aux services de l’État.

Au sein du Bureau de la relation aux usagers et de la performance, sur le site de la préfecture du Puy-en-Velay, vous participez au sein d’une équipe de 6 agents à :

1- l'accueil général, physique et téléphonique des usagers :

- information générale de 1er niveau sur les cartes grises et permis de conduire (relevé de points via l’application SNPC, PGA, ODAC) en lien avec le CERT SIV de Clermont-Ferrand et le service de l'éducation et de la sécurité routières de la préfecture,

- information et accompagnement des usagers sur les télé-procédures existantes, en ligne sur le site de l’ANTS (cartes grises, permis de conduire, CNI et passeports, …),

- accueil, renseignement et orientation des usagers dans les services de la préfecture,

- sécurité physique des équipements du point numérique, en lien avec le référent sûreté,

- prise de RDV via l’application RDV Préfecture pour le Bureau de l’immigration et de l’intégration, les commissions médicales du permis de conduire, pour le Bureau de l’Éducation Routière.

2 - la gestion du courrier :

- réception, classement et distribution dans les services du courrier ordinaire (voie postale et électronique),

- classement particulier du "courrier réservé » dans un parapheur dédié avec un circuit unique, enregistrement et transmission aux services internes ou externes concernés puis archivage,

- suivi et contrôle des coûts d’affranchissement en lien avec le pôle FIL du SGCD,

- réalisation des accusés de réception des actes administratifs (collectivités locales, ...),

- distribution de la presse aux services concernés,

- suivi dans le cadre du référentiel quali ATE, des réponses aux courriels qui arrivent sur la boîte fonctionnelle de la préfecture (en lien avec le contrôleur de gestion et de la performance).

3 – le standard téléphonique de la préfecture :

- orientation des usagers vers les services compétents,

- participation aux liaisons gouvernementales en cas de gestion de crises.

La description ci-dessus est susceptible d’évolution en fonction des besoins du service.

Votre environnement professionnel

Activités du service
Le Secrétariat général a la charge de la conduite des politiques interministérielles, de la gestion des grands dossiers départementaux et de l’impulsion donnée aux actions de l’État dans le département. Elle est chargée des relations avec les agents de la préfecture et gère le budget et le patrimoine de la préfecture.

Le Bureau de la relation aux usagers et de la performance a pour missions la relation aux usagers (accueil général, courrier, standard téléphonique), la démarche qualité, le contrôle de gestion et le contrôle interne financier.

Composition et effectifs du service
Le bureau de la relation aux usagers et de la performance est composé de 6 agents comme suit :
- 1 chef de bureau (catégorie A).
- 4 agents d’accueil (catégorie C).
- 1 agent contractuel
- services civiques

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

 Horaires et saisonnalités : Vous exercez vos missions journalières sur la base théorique de l’horaire habituel des personnels de la préfecture, à savoir 38 heures ou 38h30 hebdomadaire.

Horaires de travail et de présence imposés : 8h – 16h30, et par roulement jusqu’à 18h00,

Sur la base de l’arrêté ministériel du 3 novembre 2015 : participation aux astreintes hebdomadaires,

Une grande discrétion est demandée.

Temps plein indispensable.

Pas de télétravail possible.

Respect des règles de confidentialité.

Polyvalence des missions : intérêt du poste dans une équipe dynamique.

Connaissances techniques :

Connaître l'environnement professionnel / niveau pratique - à acquérir

Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau pratique - requis

Savoir-faire :

Savoir appliquer la réglementation / niveau pratique - requis

Savoir analyser / niveau pratique - requis

Avoir l'esprit de synthèse / niveau pratique - requis

Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis

Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis

Savoir rédiger / niveau maîtrise - requis

Savoir-être :

Savoir accueillir / niveau maîtrise - requis

Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis

Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis

S'avoir s'exprimer oralement / niveau maîtrise - requis

Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis

Savoir gérer l'urgence / niveau maîtrise - requis

Qui contacter :

Monsieur le chef du bureau de la relation à l'usager et de la performance (BRUP)

Monsieur Slavisa JOVANOVIC : mail : slavisa.jovanovic@haute-loire.gouv.fr -

tel : 04 71 09 88 89

Préfecture de la Haute-Loire
6 avenue du Général de Gaulle-CS 40321-43009 Le Puy-en-Velay cedex

Formulaire de mobilité à joindre à votre demande

Article L322-2 du code de la fonction publique-