Chargé(e) d'appui au pilotage et logistique du Cabinet

RIFSEEP : 3

Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.

Personnes à contacter :

La cheffe de cabinet : maud.allanic@ille-et-vilaine.gouv.fr

La cheffe de bureau de la représentation de l’Etat : pauline.crevat@ille-et-vilaine.gouv.fr

Vos activités principales

Poste central au sein du cabinet du préfet de région Bretagne, préfet d’Ille-et-Vilaine, rattaché au service du cabinet et sous l’autorité de la cheffe de cabinet et de la cheffe du bureau de la représentation de l’État, le titulaire du poste assure les missions suivantes :

 
1 – Pilotage des ressources financières et matérielles nécessaires au fonctionnement quotidien du Cabinet.

 
2 – Gestion et suivi des déplacements nécessitants des réservations de transports, en lien avec le pôle d’assistants du préfet et directeur de cabinet (logistique, gestion budgétaire, optimisation des déplacements).

 
3 - Garantir la continuité de l'État en coordonnant les permanences et les astreintes des autorités et services de l’État.

 
4 – Appui à l’organisation des voyages officiels et cérémonies d’ampleur

 
5 – Participer au maintien du lien entre l’État et les citoyens en concourant à la gestion des courriers/courriels des particuliers adressés au corps préfectoral

 
6 – Appui aux missions du Service du cabinet, notamment aux missions du Bureau de la représentation de l’État

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

En tant que Chargé(e) d'appui au pilotage et logistique du Cabinet, vous êtes le pivot logistique et administratif du Cabinet. Entre l'organisation de cérémonies nationales prestigieuses et la gestion fine du budget, vous évoluez dans un environnement exigeant où la réactivité et le sens du service sont essentiels.

 
Vous évoluerez dans une diversité des domaines d’intervention et de sujets, ce qui demande de la polyvalence, de la réactivité, de l’adaptabilité et de la disponibilité (déplacements possibles en dehors des heures ouvrables).

 
Une formation interne et un accompagnement bienveillant sont prévus sur les outils de gestion particuliers.

 
Télétravail possible conformément à la réglementation en vigueur et sous réserve des nécessités de service.

Connaissances techniques :

- avoir des compétences en informatique/bureautique

- connaître l’environnement professionnel : niveau maîtrise – requis

- avoir des compétences budgétaires et comptables : niveau maîtrise - à acquérir

Savoir- faire :

- savoir travailler en équipe : niveau expert – requis

- savoir appliquer la réglementation : niveau pratique - requis

- savoir rédiger : niveau maîtrise - requis

- savoir s’organiser : niveau maîtrise – requis

Savoir-être :

- avoir le sens des relations humaines : requis

- savoir s’adapter : niveau maîtrise – requis

- savoir communiquer : niveau maîtrise - requis

Votre environnement professionnel

Activités du service

Le Cabinet est composé du service du cabinet et de la direction des sécurités.

Le service du cabinet est chargé de l’ensemble des actions relevant de la représentation de l’État et de la communication interministérielle.

 
Composition et effectifs du service

5 cadres A – 3 cadres B – 9 cadres C

- Pôle secrétariat particulier : 3 agents

- Pôle conducteurs : 3 agents

- Pôle affaires institutionnelles et protocolaires : 4 agents

- Pôle communication interministérielle : 3 agents

 
Liaisons hiérarchiques

Chef de cabinet, cheffe du bureau de la représentation de l’Etat

Liaisons fonctionnelles

Membres du corps préfectoral, élus, collectivités territoriales, services de la préfecture et des sous-préfectures, Directions départementales et régionales, forces de l’ordre et de secours.

Emploi type : Assistante d'administration générale

Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.