Chef du pôle «Secrétariat particulier »

RIFSEEP : 1

Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.

Personnes à contacter :

La cheffe de Cabinet : maud.allanic@ille-et-vilaine.gouv.fr

Le directeur de cabinet : gabriel.morin@ille-et-vilaine.gouv.fr

Vos activités principales

 Placé sous l’autorité conjointe du préfet, du directeur de cabinet et de la cheffe de cabinet, le titulaire du poste :

 1 – En binôme avec une seconde assistante, assure le secrétariat du préfet  :

- Accueil physique et téléphonique, filtrage des communications,

- Administration de la messagerie fonctionnelle du secrétariat du préfet,

- Gestion de l’agenda du préfet : planification, organisation et suivi des réunions ; organisation des déplacements, réservations train et hôtel avec AMEX via CHORUS DT, réponses aux invitations

- Suivi du courrier réservé du préfet et diffusion d’orientations aux services attributaires,

- Prise de note, rédaction de courriers administratifs et constitution des dossiers administratifs (synthèse de documents),

- Suivi des parapheurs à la signature ou au visa du préfet,

- Préparation des réponses à la correspondance personnelle du préfet : félicitations, remerciements, vœux….

- Coordination, avec le personnel de résidence, de l’organisation des déjeuners et réceptions présidés par le préfet : élaboration et envoi d’invitations, recueil des réponses, élaboration de plans de table.

 
2 – organise et coordonne le fonctionnement et l’activité du pôle « Secrétariat particulier » :

- Suivi de l’agenda du directeur de cabinet,

- Préparation de dossiers, réunions ou événements ponctuels,

- Organisation matérielle des audiences adressées au préfet, notamment dans le cadre de visites officielles,

- Organisation d’audioconférences et de visioconférences,

- Rédaction des déclarations d’absence du Préfet et des arrêtés de suppléance zonale, régionale et départementale,

- Gestion des permanences et des congés des membres du corps préfectoral,

- Suivi des notes hebdomadaires de permanence,

- Gestion des stocks de fournitures et de cadeaux de représentation (y compris médailles de la préfecture),

- Gravure des médailles (hors distinctions honorifiques).

 
3 – met en œuvre les moyens nécessaires pour garantir la fiabilité, la qualité et les délais de traitement des affaires relevant du pôle

4 – assure l’encadrement des agents du pôle et garantit le suivi administratif de leur carrière.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

 
Ce poste peut amener à travailler dans l'urgence et par anticipation.

Il suppose des amplitudes horaires coordonnées des trois assistantes pour assurer l’ouverture du secrétariat particulier en continu de 08h00 à 19h00.

Il nécessite disponibilité et discrétion.

Le poste n’est pas télétravaillable.

Connaissances techniques :

- avoir des compétences en informatique/bureautique : niveau maîtrise – requis

 - connaître l’environnement professionnel : niveau maîtrise – requis

Savoir- faire :

- savoir travailler en équipe : niveau maîtrise– requis

- avoir l'esprit de synthèse : niveau pratique - requis

- savoir rédiger : niveau pratique - requis

- savoir s’organiser : niveau maîtrise – requis

Savoir-être :

 - avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise – requis

- savoir s’adapter : niveau maîtrise – requis

- savoir communiquer : niveau maîtrise - requis

- s'avoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise - requis

Votre environnement professionnel

Activités du service

Le Cabinet est composé du service du cabinet et de la Direction des sécurités.

Le service du cabinet est chargé de l’ensemble des actions relevant de la représentation de l’État et de la communication.

Le pôle secrétariat particulier est le garant de la coordination des activités du Préfet et de la Directrice de cabinet, en tenant compte des différentes missions afférent à un préfet de département, de région et de Zone de défense.

 
Composition et effectifs du service

5 cadres A – 3 cadres B – 9 cadres C

- Pôle secrétariat particulier : 3 agents

- Pôle conducteurs : 3 agents

- Bureau de la communication interministérielle : 4 agents

- Bureau de la représentation de l’État : 5 agents

Liaisons hiérarchiques

Préfet

Directeur de cabinet

Cheffe de cabinet

Durée sur le poste : 3 ans minimum

Liaisons fonctionnelles

Le corps préfectoral, les élus (les parlementaires, le Conseil Départemental, le Conseil Régional, les Maires), l’ensemble des services déconcentrés de l’État, à l’échelle du département et de la région, les services ministériels, les personnalités départementales et les partenaires extérieurs.

Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.

Emploi type : Assistante d'administration générale

Code fiche : ADM005A : Affaires générales

RIME FP2ADM05