Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

Le secrétariat de direction est assuré par 2 agents fonctionnant en binôme.

Mission communes :

- Trier et répartir le courrier de la direction

- Assurer le suivi des courriers réservés

- Enregistrer les parapheurs entrants et sortant

- Planifier, assurer le suivi de réunions ; organiser l’accueil logistique des réunions

- Communiquer et diffuser les informations au sein de la DAGF

- Traiter les contacts du directeur

- Assurer l'accueil physique et téléphonique

- Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs

- réaliser les inventaires des petits mobiliers matériels

- réaliser les GLPI pour les problèmes informatiques

- Faire le point sur les dysfonctionnements logistiques liés aux locaux et alerter la DI

- Apporter assistance aux autres directions le cas échéant

Mission spécifique « RH de proximité » relevant de ce poste :

- Préparer et suivre les dossiers des personnels au quotidien (affectation, congés, formations, entretiens professionnels, Compte-épargne temps, télétravail, médecine de prévention, badge parking...)

- Suivre certains dossiers en liaison avec la directrice adjointe (mouvement de personnel, recrutement, primes, notation)

- Assurer le suivi des agents bénéficiaires d’une RQTH et des besoins d’aménagement de poste

- Conseiller et informer les agents sur leur statut et la réglementation, faire le lien avec la DRH

- Accueillir physiquement les nouveaux arrivants et assurer leur présentation aux services de la DAGF

- Commander la carte agent ministérielle (AEL)

- Contrôler et régulariser le logiciel de pointage Casper ainsi que le tableau dédié (maladie, congés exceptionnels, absences, récupération d’heures) en liaison avec le pôle SGA

- Assurer le suivi des commandes et enquêtes en provenance de la DRH et du Cabinet

- Être assistant de prévention pour la direction (mission en liaison avec le conseiller de prévention)

Votre environnement professionnel :

Activités du service

La Direction de l’Administration Générale et des Finances :

- prépare les dialogues de gestion, programme et répartit les crédits du BOP 6 zonal police nationale

- pilote l'exécution du programme 176 police nationale

- assure la responsabilité d’UO du P216 (fonctionnement du SGAMI et du P.303 (centres de rétention))

- exécute les dépenses et les recettes sur le centre de services partagés - plateforme chorus

- gère le règlement des dossiers d'accidents de la circulation des véhicules PN/GN

- prépare et rédige les marchés publics PN et GN

Composition et effectifs du service

La direction se compose d'un secrétariat et de 4 entités
- Bureau des budgets
- Bureau de la commande publique
- Bureau du contentieux
- Centre de services partagés

Elle compte 138 agents au 01/04/24

Liaisons hiérarchiques

- Directeur de l'Administration Générale et des Finances

- Directrice adjointe

Liaisons fonctionnelles

- Agents de la direction

- Autres directions du SGAMI

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Poste stratégique dont le bon fonctionnement conditionne fortement l'activité de la direction et nécessitant à la fois un bon relationnel et beaucoup de discrétion.

Suppléance nécessaire entre les deux agents composant le pôle (pas de temps partiel simultané ; pas de télétravail possible sur ce type de poste)

Horaires : (horaire variable selon Règlement Intérieur en vigueur) ; 25 jours de congés annuels + 2 jours de congés supplémentaires et 16 jours de RTT

Réactivité - discrétion

Qui contacter ?

Le directeur de l’administration générale et des finances, Philippe DUMUZOIS, 03.55.62.71.12

sgami-est-dagf-secretariat@interieur.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature : Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2024-04/formulaire-de-mobilite-modifiable-avril-2024.pdf

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques :

Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis

Techniques de secrétariat : classement et archivage / niveau maîtrise - requis

Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau maîtrise - requis

Savoir faire :

Mettre en forme un document / niveau maîtrise - requis

Diffuser une information / niveau pratique - requis

Organiser une réunion / niveau maîtrise - requis

Prioriser les actions / niveau maîtrise - requis

Savoir être :

Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis

Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis

Savoir accueillir / niveau maîtrise - requis

Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis

Autres

Vos perspectives :

Poste permettant d’acquérir des connaissances transversales et d’évoluer vers des fonctions de gestion opérationnelle de dossiers

Durée attendue sur le poste :

3 ans

Localisation administrative :

Secrétariat Général pour l'Administration du Ministère de l'Intérieur Zone Est

Direction de l'Administration Générale et des Finances

Espace Riberpray – Rue Belle Isle – BP 51064 – 57036 METZ Cedex 1

Emploi fonctionnel :

Autre domaine fonctionnel :

Relation à l'usager

Emploi type/code de fiche de l'emploi type :

Secrétaire ERUSA010

Autre Emploi(s) type / Code(s) fiche de l'emploi-type :

(si la fiche de poste à plusieurs emploi-type, indiquez la répartition des différentes fonction en pourcentage)

Fondement juridique :

2° de l'article L332-2 du code général de la fonction publique