Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

Dans une logique de polyvalence avec l’autre secrétaire, vous êtes en charge des tâches suivantes :

- Tenue de l’agenda du Préfet/de la Préfète, prises de rendez-vous, gestion des réunions en lien avec les services concernés, édition des programmes journaliers.

- Organisation de webinaire avec les services de l’État et préfets.

- Contribution à la préparation des dossiers du Préfet/de la Préfète, notamment ceux concernant les visites et manifestations extérieures, en lien avec les services concernés (en particulier SCPPAT, SGAR, Bureau du Cabinet).

- Réception et filtrage des appels téléphoniques.

- Dactylographie de courriers, notes et documents divers.

- Présentation et organisation des réceptions du Préfet/de la Préfète en lien avec les personnels de la résidence : mise à jour des invités, envoi des invitations, réalisation de plan de table...

- Établissement de fiches « réception ».

- Accueil et introduction des personnalités dans le cadre des audiences et des invitations.

- Circulation des parapheurs entre les différents membres du corps préfectoral, en lien avec l’ensemble des secrétaires particulières.

- Présence et prise de notes à certaines réunions (ex : réunion agenda)

- Invitations pour les cérémonies nationales

- Gestion et suivi des congés des préfets de département de la région Centre-Val de Loire.

- Gestion des messages du réseau RESCOM.

- Participation à la formation de la secrétaire junior.

Votre environnement professionnel :

Activités du service

Secrétariat particulier

Composition et effectifs du service

Un binôme avec une secrétaire junior

Liaisons hiérarchiques

Le Préfet/La Préfète

Liaisons fonctionnelles
- L’ensemble des membres du corps préfectoral.

- Les services de la préfecture.

- Les services de l’État dans le département et la région.

- Les élus et les personnalités

- Les cabinets ministériels

Durée attendue sur le poste : 3 - 5 ans

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Présentation, discrétion, obligation de réserve.

Disponibilité, horaires décalés.

Capacité à travailler dans l’urgence.

Fonctionnement du binôme en brigade

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel

Avoir des compétences en informatique bureautique

Savoir-faire

Savoir s'organiser

Savoir travailler en équipe

Savoir négocier

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines

Savoir  s'adapter

Savoir s’exprimer oralement

Savoir accueillir

Savoir communiquer

Vos perspectives :

Ce poste exigeant et formateur vous permettra d’acquérir une bonne connaissance du fonctionnement de l’ensemble des services de la préfecture et des services de l’État dans le département. Il peut permettre d’évoluer vers tout poste dans le périmètre ATE.

Localisation administrative et géographique / Affectation :

Préfecture du Loiret

181 rue de Bourgogne

45000 ORLEANS

Domaine(s) fonctionnel(s) :

Administration générale

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type :

Assistant de direction / ADM004A

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement est disponible via les liens suivants :

- Lien vers le formulaire de mobilité : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Fondement(s) juridique(s) du recrutement sur contrat, le cas échéant :

3° de l’article L. 332-2 du code général de la fonction publique