Vos activités principales :

Le titulaire du poste assurera le secrétariat du préfet et, par intérim, pourra être amené à faire celui du directeur de cabinet du préfet. A ce titre il est chargé de :

- gérer les différents agendas et déplacements des autorités

- gérer les courriels

- assurer l’accueil téléphonique et le filtrage des interlocuteurs

- assurer l’accueil physique des visiteurs

- planifier et préparer des dossiers en lien avec le secrétariat général et le cabinet pour les audiences et réunions

- suivre les déplacements dans le logiciel SEDEM

- réserver les salles de réunions

- gérer le budget annuel, suivre le tableau synthétique des commandes de fournitures de bureau et consommables informatiques, gérer les déplacements sur le logiciel CHORUS pour les autorités, la résidence mais aussi le SCIED et le BRE

- assurer la rédaction de certains courriers, assurer la mise en forme et le classement de documents

- soutenir le cabinet lors de l’organisation de déplacements ministériels, soirées électorales, cellules de crise ou manifestations en lien avec les services du cabinet et les partenaires extérieurs

- archiver les documents sur informatique et entretenir les annuaires et listings de contacts utiles ou pour les voeux

 
Votre environnement professionnel :

 
Activités du service
Secrétariat particulier du préfet et du directeur de cabinet

Composition et effectifs du service
Le secrétariat particulier du préfet et du directeur de cabinet est composé de 2 ETP : 1 B + 1 C

Liaisons hiérarchiques
Le préfet et le directeur de cabinet

Liaisons fonctionnelles

- services du cabinet du préfet : direction des sécurités, bureau de la représentation de l’État (BRE), service communication (SCIED), résidences, garage

- services de la préfecture, des DDI, du SGCD, sous-préfectures et autres administration de l’État

- élus et partenaires institutionnels locaux

- cabinets ministériels

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

- polyvalence et intérim de la secrétaire du directeur de cabinet lors de ses congés
- réactivité, discrétion, flexibilité, disponibilité, diplomatie, loyauté, travail d’équipe et pression qui décline rarement face aux urgences
- contraintes/sujétions : travail en horaires décalés, contraintes horaires (amplitude d’ouverture du secrétariat : 08h – 19h minimum

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

- Lien vers le formulaire de mobilité :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Vos compétences principales mises en œuvre /

Connaissances techniques :

Connaître l'environnement professionnel niveau maîtrise requis

Avoir des compétences en informatiques-bureautique niveau maîtrise requis

Avoir des compétences budgétaires et comptables niveau initié à acquérir

Savoir-faire :

Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis

Avoir l'esprit de synthèse niveau maîtrise requis

Savoir s'organiser niveau expert requis

Savoir-être :

Avoir le sens des relations humaines niveau maîtrise requis

Savoir accueillir niveau maîtrise requis

Savoir s'adapter niveau maîtrise requis

Rifseep 2

Localisation : Préfecture du Var

Code emploi-type : ADM005A

Titre III du livre III du Code général de la fonction publique : 2° de l'article L332-2-