Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

En tant qu'agent du service courrier et dématérialisation, vous participez activement à la modernisation du traitement du courrier, en mettant l'accent sur la dématérialisation et l'optimisation des flux entrants et sortants. Vous serez un acteur clé de la transition numérique en transformant les processus traditionnels en flux numérique.

A ce titre vos missions consistent à:

- Participer à la mise en place d'outils numériques pour optimiser les processus du service courrier.
- Gérer des flux d'emails : réception, distribution et suivi.
- Contribuer à l'administration de la messagerie de commandement (RESCOM) pour assurer la fluidité des communications sécurisées.

- Assurer le traitement du courrier entrant : réception, tri, ouverture et ventilation quotidienne pour le Centre Administratif Départemental (CAD).
- Gérer les envois de courrier sortant : affranchissement et expédition dans le respect des délais.
- Manipuler avec la plus grande discrétion le courrier réservé et les recommandés.
- Établir des statistiques et des rapports d'activité pour évaluer l'impact et l'efficacité des initiatives de dématérialisation.

- Former et accompagner les nouveaux collaborateurs à travers un mentorat actif.
- Favoriser le partage des connaissances au sein de l'équipe pour une montée en compétence collective sur les nouveaux outils et procédures.

Votre environnement professionnel :

Activités du service

Le Secrétariat Général Commun Départemental (SGCD) des Hauts-de-Seine compte environ 100 agents. Il est organisé en 5 pôles - finances, ressources humaines, relation usagers, logistique et numérique - et une mission performance et qualité, rattachée au directeur.
Le pôle Relation usagers du SGCD, encadré par un responsable et son adjoint, fournit aux services de la préfecture, de la DDPP et plus largement aux services présents au sein centre administratif départemental (CAD) un support en matière :

- d’information des usagers notamment via le site internet des Services de l’État dans le Département,

- d’accueil physique et téléphonique des usagers,

- de gestion du courrier et des courriels émanant des usagers (SVE),

- de suivi de la relation aux usagers,

- de production et de diffusion d’indicateurs sur la qualité de la relation usagers et la satisfaction usagers.

Composition et effectifs du service

La mission Information et suivi de la relation usager est composée comme suit :
- un chef de mission de catégorie A
- un chargé de mission de catégorie A
- 4 agents chargés du courrier de catégorie C

Liaisons hiérarchiques

Le responsable du pôle relation usagers, le responsable de la mission information et suivi de la relation usager.

Liaisons fonctionnelles

L’ensemble des agents de la préfecture et des sous-préfectures, le personnel du CAD, les directeurs, le corps préfectoral et prestataires externes.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions : Le poste demande un respect des horaires définis, le sens des relations humaines et du travail en équipe ainsi que de respecter la confidentialité des informations traitées.

Vous exercez vos missions sur la base de l’horaire de 37 h, 38 h ou 38 h 30 heures hebdomadaires – générant 10, 16 ou 18 jours d’ARTT.

Qui contacter ? Indiquer les coordonnées ou adresse mail des personnes à contacter

La responsable du service, Madame MEREAU Aude: 01.40.97.24.45 aude.mereau@hauts-de-seine.gouv.fr

Le chef de mission : Monsieur DELCROIX Franck :  01.40.97.25.94 franck.delcroix@hauts-de-seine.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

- Lien vers le formulaire de mobilité : https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques :

Connaître l'environnement professionnel : niveau expert à requis

Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau pratique à acquérir
 

Savoir-faire

Savoir s'organiser : niveau expert requis

Savoir travailler en équipe : niveau expert requis

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise à acquérir

Savoir accueillir : niveau expert requis

Savoir communiquer : niveau expert requis
 

Vos perspectives :

Évoluer vers des postes centrés sur l’accueil des usagers ou des postes axés sur l’instruction de dossiers.

Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans

Localisation administrative et géographique / Affectation :Préfecture des Hauts-de-Seine -  SGCD 92 – Pôle moyens mutualisés Bureau des relations avec les usagers – 167/177 avenue Frédéric et Irène Joliot-Curie 92013 Nanterre Cedex. RER A – Station Nanterre préfecture ou université BUS 159/160/163/259/304/N53

Emploi fonctionnel (codification RMFP pour publication) :

Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant :

https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat

Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) : ERUSA001A / CHARGÉE/CHARGÉ D’ACCUEIL ET D’INFORMATION

Si plusieurs emploi type, temps de travail sur emploi-type 1 :

Code fiche de l’emploi-type 2 (RMFP) :

Temps de travail sur emploi-type 2 :

Emploi fonctionnel (codification REMI indispensable pour la prise d’acte dans D2)

Vous trouverez le référentiel REMI sous le lien suivant :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/mgmrh/Page_mgmrh/Referentiel_des_emplois_version_2011_modifiee_12_fevrier_2015_copie.pdf

Code fiche de l’emploi type 1 (REMI) : USA002A (FP2USA03)

Si plusieurs emploi type, temps de travail sur emploi-type 1 :

Code fiche de l’emploi-type 2 (REMI):

Temps de travail sur emploi-type 2 :

Code SAA (structure d'affectation administrative) : 92SGC003

Code SAO (structure d'affectation opérationnelle) : 92SGC310

Le poste est ouvert aux contractuels.

Sur le fondement du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984), le recrutement sur contrat s'appuie sur le 2° de l’article L332-2.