Gestionnaire accueil et archives

Vos activités principales

Gestion des archives :

- Appui et conseils aux services bénéficiaires sur la méthodologie et la réglementation de l’archivage

- Réalisation et suivi des archives Préfecture, SGCD et DDI

- Participation à la GED des services Préfecture et SGCD

Binôme accueil Préfecture :

Assurer la suppléance du titulaire de l’accueil préfecture : ouverture et fermeture de l’entrée du public pour la préfecture, le SGCD et la DDETSPP ; gestion des rendez-vous pour le service étrangers ; relever la boite aux lettres 2 fois par jour ; réception des colis et courriers nécessitant signature et cachet pour les services du site ; participer à la sécurité du site ; mise à jour des procédures d’accueil ; savoir remplacer à l’accueil de la DDT les matins uniquement, en l’absence du titulaire.

Appui au responsable de la section sur les tâches administratives :

Effectuer la mise en forme de documents, rédactions de procédures ou mails, prises de contacts téléphoniques et prises de rendez-vous, …

 
Appui au titulaire du poste sur la gestion des inventaires :

- Réalisation et suivi des inventaires des services

- Réalisation et suivi des inventaires des résidences

- Réalisation et suivi de l’inventaire des objets d’art

- Mise à jour sur le logiciel Téléinv

 
La polyvalence est nécessaire au sein du service ; en fonction des nécessités de service, d’autres missions pourraient vous être confiées.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

 Être à l’aise avec l’outil informatique

Votre environnement professionnel

Activités du service :

Le service des finances, achats, immobilier et logistique est en charge de l’appui matériel à l’ensemble des agents de la Préfecture, des DDI et du SGC. Ainsi il est en charge de l’accueil du public et des entreprises sur les 2 sites (Préfecture/DDETSPP et DDT), du courrier, de la gestion du parc automobile, des fournitures, du mobilier, de l’inventaire et des archives. Le service est également en charge de l’entretien et de la maintenance des bâtiments et des espaces extérieurs des sites en gestion.

 Le service met en œuvre des procédures mutualisées entre les 3 services (Préfecture et DDI) en lien avec la direction de ces services et les référents de proximité.

Composition et effectifs du service :

 Le service des finances, de l’immobilier et de la logistique du SGCD compte 18 agents.

Liaisons hiérarchiques : Chef du service, adjoint au chef du service, cheffe de la section logistique accueil courrier.

Liaisons fonctionnelles : relations avec l’ensemble des services de la Préfecture, DDT, DDETSPP et SGCD.

Vos perspectives :

Poste polyvalent qui vous permettra d’avoir une bonne connaissance de l’administration territoriale de l’État dans un département. Ainsi, à l’issue de la période attendue sur le poste, vous pourrez prétendre à un poste équivalent à la Préfecture, la DDT, la DDETSPP et le SGCD.

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Connaissances techniques

- Connaître l’environnement professionnel

- Connaissance du droit en matière d’hygiène et sécurité

- Compétences en informatique / bureautique

Savoir-faire

- Savoir s’organiser

- Savoir travailler en équipe

- Savoir gérer les conflits

Savoir-être

- Savoir accueillir

- Savoir s’exprimer oralement

- Savoir s’adapter

Ce poste est ouvert à tout candidat compétent, qu'il soit fonctionnaire ou non. Le recrutement d'un candidat non fonctionnaire se ferait sur le statut de contractuel, a priori pour un contrat de 3 ans (à confirmer avec le recruteur), après constat de l'absence de candidature de fonctionnaire adaptée (fondement juridique : 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique de L'État). A l'issue du contrat de 3 ans, il est envisageable de poursuivre en CDI ou par un autre contrat de 3 ans, sous réserve de l'accord des parties.