Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

Traite les contacts du Sous-Préfet :

- Assure l'accueil physique et téléphonique du secrétariat du sous-préfet, filtrage des interlocuteurs ;

- Planifie, organise, et assure la gestion de l'agenda, le suivi des réunions et des déplacements ;

- Anime la réunion agenda hebdomadaire et participe aux réunions d’encadrement ;

- Coordonne la gestion matérielle des réunions à la Sous-préfecture ;

- Suit le budget de la Sous-Préfecture (préparation et exécution – commandes de matériels et de fournitures) ;

- Met en forme et rédige les courriers et constitue des dossiers administratifs des réunions en lien avec le secrétaire général ou les chefs de pôle ;

- Préparer les visites et les évènements du sous-préfet, en lien avec le secrétaire général et les chefs de pôle ;

- Traite des dossiers ponctuels, et assure le suivi d'affaires réservées, ainsi que les invitations et repas, cocktails, …

 
Accompagner le Sous-préfet sur les missions départementales :

- Les dossiers relatifs à la Cité internationale de la langue française (CILF)

- La mission référente handicap / inclusion

 
Référent archives :

veille à l’application de la réglementation et des bonnes pratiques au sein des différents pôles de la Sous-préfecture / fournit aide & conseils auprès des agents sur les méthodes à appliquer pour gérer les archives / centralise les demandes des agents de tous les services (en lien avec les Archives départementales pour le traitement des questions d’archivage).

 
Comme l’ensemble des agents de la Sous-préfecture de Soissons, contribution au respect des engagements de service Quali-ATE.

 
Votre environnement professionnel :

 
Activités du service

La sous-préfecture regroupe l’ensemble des missions inhérentes à l’administration territoriale de l’État et aborde les domaines suivants : représentation de l’État et sécurité publique ; réglementation générale ; réglementation des collectivités territoriales ; politiques publiques (emploi et développement économique, environnement, cohésion sociale, aménagement du territoire) ; fonctions logistiques (suivi du budget de fonctionnement)

 
Composition et effectifs du service

16 agents au sein de la Sous-préfecture de Soissons

 
Liaisons hiérarchiques

Sous-préfet de l’arrondissement de Soissons

 
Liaisons fonctionnelles

Relations quotidiennes avec les élus de l’arrondissement et les services administratifs des collectivités territoriales

Travail en relation avec les services de la Préfecture, les services déconcentrés de l’État

Contact avec les chefs d’entreprise et les usagers du service public

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Obligation de discrétion, de confidentialité et de loyauté

Disponibilité, contraintes horaires ponctuelles

Capacité d’organisation liées aux interruptions fréquentes (téléphone, public, demande du sous-préfet)

Multiplicité et diversité des sujets traités qui rendent le poste motivant et attractif

Relations humaines multiples

Acquisition de connaissances au quotidien sur de multiples sujets

 
Qui contacter ?

Florian JAUNY, Secrétaire général de la Sous-préfecture : 03 60 09 80 02

Arnaud KUPR, Secrétaire général adjoint de la Sous-préfecture : 03 60 09 80 14

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :

Personnels du ministère de l'Intérieur

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite-2023/Formulaire_mobilite_2023.pdf

 
Personnels externes

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2023-03/Formulaire-de-mobilite-fevrier-2023.pdf

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

- Connaître l'environnement professionnel

niveau pratique / requis

- Avoir des compétences juridiques

niveau initié / à acquérir

- Avoir des compétences budgétaires et comptables

niveau pratique / à acquérir

Savoir-faire

- Savoir s’organiser

niveau maîtrise / requis

- Savoir travailler en équipe

niveau maîtrise / requis

- Savoir rédiger

niveau maîtrise / requis

Savoir-être :

- Avoir le sens des relations humaines

niveau maîtrise/ requis

- Savoir communiquer

niveau maîtrise / requis

- savoir s'exprimer oralement

  niveau maîtrise / requis

Vos perspectives :

Une expérience sur ce poste permet de préparer les concours d’entrée dans la fonction publique ou de postuler sur des emplois de secrétariat de direction dans une entreprise privée ou une collectivité territoriale.

Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans

Localisation administrative et géographique / Affectation :

Sous-préfecture de Soissons

2 rue Saint Jean 02200 Soissons

Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) : USA002A

2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4)