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31/12/2024
Fonction publique d'Etat
Catégorie C (employé)
Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction
Administratif
Vacant
PREF 83 - Assistant(e) particulier(e) du secrétaire général
Vos activités principales
- Gérer l'agenda du secrétaire général ;
- Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que le filtrage des interlocuteurs ;
- Organiser les déplacements du secrétaire général (fonction ASSIST du secrétaire général)
- Planifier et constituer les dossiers en lien avec les autres services de la préfecture ;
- Organiser toutes les réunions présidées par le secrétaire général (réservation de salle,
convocations logistiques,
- Traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées ;
- Rédiger des notes et des courriers ;
- Assister le secrétaire général dans certaines de ses missions, par la gestion des urgences et
la prise en compte des dossiers sensibles
- Gérer et suivre les différents budgets alloués (commandes de fournitures, frais de représentation
et de résidence)
- Assurer la circulation de l’information transversale auprès des interlocuteurs internes et externes
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Polyvalence, autonomie et adaptabilité
Disponibilité, anticipation
Savoir faire preuve de diplomatie et de discrétion
Horaires spécifiques adaptés au secrétariat des membres du corps préfectoral (amplitude de 8h à 19h avec possibilité de modulation)
Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique-bureautique/ niveau maîtrise - requis
Connaître l'environnement professionnel/ niveau maîtrise - requis
Savoir-faire
Savoir s'organiser/ niveau maîtrise - requisSavoir rédiger/ niveau maîtrise - requisSavoir analyser/ niveau pratique - requis
Avoir l'esprit de synthèse/ niveau pratique - requis
Savoir-être
Savoir communiquer/ niveau maîtrise - requis
Savoir accueillir/ niveau maîtrise - requis
Avoir le sens des relations humaines/ niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter/ niveau maîtrise - requis
Oui
Groupe Rifseep : 1
Assistant(e) de direction/ ADM005A
Localisation : Préfecture du Var – Bd du 112ème Régiment d’Infanterie – CS 31209 - 83070 TOULON Cedex
le fondement juridique : Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique : 2° de l'article L332-2
Europe, France, Provence-Cote d'Azur
Préfecture du Var
01/07/2024
franck.mainas@var.gouv.fr; vanessa.gebellin@var.gouv.fr